【记录贴】使用项目管理软件管理大型复杂项目是种什么体验？

news2024/11/24 13:23:09

随着手上的几个项目陆续验收交付，现在我又接了一个新项目，这次是一个中大型的软件开发项目。大型项目具有规模大、周期长、团队成员构成复杂、影响因素多等特征，所以我在项目推进过程中遇到了很多困难，想跟大家分享交流下；但所涉及的内容较多，这篇先分享下需求管理方面的内容。

我在一开始的需求调研阶段就遇到了一系列的需求管理问题。例如：客户不知道要什么、客户提出的需求不合理、需求确认困难、确认的需求也随意变更等等。
需求管理方面的问题频发，导致后续的工作几乎无法正常推进。针对这一情况，在内部会议沟通时，我向领导寻求了帮助，他给我分享了这几招，看看是如何进行改善的呢？

1.掌握这几招，有效进行大型复杂项目的需求管理

需求管理主要会包括这几个方面：需求采集、需求分析、需求确认、需求变更。尤其是大型项目，需求数量以及需求变更的情况更多，管理的方法就主要围绕上述四个步骤展开。

1.1需求采集需要找对人
谈项目需求的时候如果找错了人，最后的需求容易被推翻，需要找准关键人物；我在之前的项目对接中，也犯了这个错误，收集到的需求不出意外都没用。
解决方法：
通常情况下，需求更多来源于业务部门，但业务层面的需求往往是模糊的、不确定的，甚至有些人也不知道想要的是什么，其中还会牵扯到各方的利益。
在进行需求调研前期，应做好充分准备、了解项目的背景，跟客户在基于合同范围框架下进行沟通；在沟通时，最好带上懂业务的专业人员去对接，能更好的了解和全面收集客户需求。

1.2需求分析从业务方面出发
很多时候客户的需要并不等同于客户的需求，这就有了你感觉客户提出的需求不合理，后续客户反复变更需求的情况出现。
解决方法：
作为项目经理，需要充分了解了客户提出需要的背景和根源，从业务层面进行分析，才能足够清晰地定义出关键问题以及项目需求。
例如，在沟通时可以针对客户提出的需求围绕这几点沟通：过往工作中遇到了哪些业务问题，为什么要建立这样一个系统，，需要借助这一系统解决哪些业务问题等。

1.3需求一定要进行确认（纸质文档/邮件方式）
通常情况下，客户都不愿意确认项目需求文档或在项目需求文档上签字，但不经确认的需求大概率在后续的项目推进工作中还是会随意变更。
解决方法：
既然不愿意确认/签字，那还要不要去找客户确认呢？让客户确认的最终目的是让其认真考虑项目问题，所以不管是软磨硬泡还是动之以情晓之以理，都应让客户对项目目标以及需求达成一致，最终落实到纸质文档签字确认或者进行邮件确认。

1.4需求的变更进行流程化管理
大型复杂项目在推进过程中，会遇到各种各样的变化，有时候迫于客户给出的压力，项目经理也会进行调整，但是也受不了客户频繁的改动，总是改着改着就有了超支超期的风险。
解决方法：
对于超出项目范围的要求，首先要和客户做好书面的记录，回公司告知领导及相关部门的人。同时所有的变更请求，都应走变更流程；通过评估并批准的变更，一方面能有效控制项目的时间和成本，另一方面也能有效减少变更。

除了以上四招以外，领导还建议我充分使用公司新上项目管理工具。由于大型项目的需求多、涉及的部门也多，需要大家一起进行协作，原先使用的Excel表格和在线文档，现在已经无法满足管理需求。我在借助专业的项目管理工具重新梳理需求、对需求进行跟踪以及评审后，大大的提高了我的工作效率。

2.如何借助项目管理工具，高效进行大型复杂项目的需求管理？

我们公司上的这个项目管理工具能覆盖项目的全生命周期和业务流程管理，针对项目的需求有单独的一个模块来进行全面的管理，包括需求的收集、跟踪、评审、变更等维度。

2.1需求收集统一管理，需求不遗漏。
借助项目管理软件，需求的收集可以进行统一管理。我可以在【需求列表】登记客户提出的所有需求，详细记录需求的相关信息，如所属项目、建议方案、需求类型、优先级、需求责任人、期望时限等。

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（易趋需求列表视图）

2.2需求进行公开评审，有效确保相关方意见达成一致
为了保证需求分析的准确性，使需求在传递过程中减少偏差，确保利益相关方彻底理解需求并达成一致；在需求评审模块，我可以对需要评审的需求建立评审流程。透明、公开的方式进行需求评审管理，大大节约了我在沟通协调上的时间投入，后续如果出现变更情况，也可以快速进行溯源。

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