【档案专题】七、电子档案利用与开发

news2024/11/24 9:46:55

导读：主要针对电子档案利用与开发相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

1、电子档案利用

1.1 定义

1.2 利用方式

1.3 档案利用管理

2、电子档案检索

2.1 电子档案检索方式

2.2 全文检索

2.3 图像检索

3、电子档案开发

3.1 数字汇集

3.2 数字编研

3.3 数字展陈

3.4 数字记忆

4、电子档案信息服务

4.1 档案服务模式

4.2 用户态势感知

4.3 档案知识服务

4.4 先进服务策略

1、电子档案利用

1.1 定义

电子档案利用(access ) 是指查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。档案利用直接体现了档案工作的意义和价值，在电子档案管理工作中占有突出的地位。

原则：2012 年国际档案理事会《档案利用原则》( Principles of Access Archives) 明确了最大限度、公开透明、积极开放、尊重权利、公平公正等 10 项原则，为档案利用提供了权威国际基准。电子档案利用要在遵循上述原则基础上，重点原则：1、合法 2、便利 3、广泛 4、效益 5、安全。

1.2 利用方式

档案阅览、档案外借、制发档案复制品、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录等。网络查询、信息推送、阅览服务。

1.3 档案利用管理

包括对所有涉及档案利用要素的管理，比如档案提供与利用者、档案利用制度、档案利用内容、档案利用流程、档案利用权限等，分别针对档案利用的主体、制度、内容、程序、权限进行规范。电子档案利用管理与传统载体档案利用管理在档案利用主体、制度和内容上是基本一致的但在流程管理、权限设置、安全控制等方面具有电子档案利用的独特要求。

档案利用审批流程定义及审批流程示意图：

权限设置：基于 RBAC 模型进行电子档案利用权限管理：

安全控制：身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等。

2、电子档案检索

2.1 电子档案检索方式

2.2 全文检索

2.3 图像检索

电子档案著录：电子档案著录是为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。由于电子档案记录方式形成环境等与传统载体档案不同，因而与传统著录在著录目的、功能、项目时间、方式、格式等方面均存在较大差异：

3、电子档案开发

子档案开发即档案信息资源开发，是指运用信息化等手段对已经存在的档案信息资源进行分类、聚合、抽取、提炼、总结等活动发掘档案价值、实现档案价值升值的过程。电子档案的开发方式主要有数字汇集、数字编研、数字展陈、数字记忆等。

3.1 数字汇集

数字汇集 (Digital Collection) 是指以数字形式建立的反映某一方面情况的数据集合或文件集合，是电子档案开发的基础形式。

3.2 数字编研

数字编研(Digital Compilation) 是指对电子档案进行数据化处理，将处理形成的数据对象进行语义化重组并以多元形式展示电子档案内容的过程。数字编研是在数字环境下，面向数字用户需求，以数据化、知识化档案数据为主要对象，充分运用数字手段赋能，形成不同形式的数字出版物实现档案价值创新转换的一种全新业务模式。

3.3 数字展陈

数字展陈 ( Digital Exhibitions)是基于互联网，用数字化的手段、技术和方式，在虚拟空间中实现档案展览展示核心功能的全新展陈方式。

3.4 数字记忆

数字记忆 ( Digital Memory) 是指运用数字采集、数字存储、数字处理数字呈现、数字传播等数字技术手段，将特定档案资源建构形成可保存可关联、可再组、可共享的数字记忆形态的过程，是从宏观角度开展的档案资源开发活动。

4、电子档案信息服务

档案信息服务是运用信息管理学的理论和知识，从宏观角度探讨档案部门在服务理念支配下向社会和公众提供档案信息，进行档案信息传播，以最大限度发挥档案信息价值的思路、方法和路径。档案信息服务不同于一般意义的档案工作流程，它是档案利用、检索、开发等工作的深化和发展。

信息服务要素构成：

4.1 档案服务模式

4.2 用户态势感知

在档案信息服务体系构建中，全面、准确、实时地了解和掌握感知用户需求、偏好、意愿，能够帮助提供档案信息服务的组织机构和个人更好把握现实状况和发展趋势，对信息筛选、处理和服务作出更为科学的决策。用户画像是实现用户态势感知，构建以用户为中心，实现个性化信息服务、知识服务模式的重要手段。

4.3 档案知识服务

档案知识服务是指基于档案知识资源或知识产品，根据用户的需求和使用场景，有针对性地提炼知识和信息内容，构建知识体系，从而解决用户需求的过程。

(1)知识服务是面向用户需求的服务。
(2)档案知识服务是面向解决方案的服务。
(3)档案知识服务是增值服务。
(4)档案知识服务是基于自主和创新的服务。
(5)档案知识服务是专业化和个性化的服务。

档案知识服务的实现过程就是知识工程和知识管理建设和实施过程档案知识服务的实现目前存在两种比较可行的方式，一是通过构建和应用档案知识库的方式实现;二是通过构建和应用档案知识图谱的方式实现。档案知识库、知识图谱都是从关系数据库发展而来的新的信息组织形式.

档案知识库 ( Knowledge Base)是以档案知识元为基础、知识地图为依托的一种知识库。

档案知识库的构建一般是基于分词标引、自动摘要、送联规则挖掘、序列模式分析、分类聚类、语义挖掘等多种知识发现和知识挖掘技术，通过信息资源的跨库整合、可靠性评价、知识挖掘、知识元抽取、知识地图构建、知识元组织与存储等一系列操作流程，完成基于“档案一知识元一知识地图”的档案知识加工转化过程，将档案信息资源组织和构建为知识资源,形成以档案知识元为基础、知识地图为依托，包括本体库、索引库在内的档案知识库。档案知识库的构建过程主要包括知识抽取、知识发现和知识组织存储和控制等步骤。

知识图谱构建/更新过程