背景介绍

在每个组织的人事管理工作中，从招聘、入职、在职、调岗到离职，整个过程中存在大量的合同、证明、函件、通知等文件需要签字盖章。HR每天都要在“核对文件、敲章、通知员工签合同、催进度、给外地员工寄合同、关注合同到期时间等”繁琐的签署工作中消耗大量时间和精力。

一旦文件数量从几十、几百变成几千甚至上万的时候，成本、效率以及风险等等种种考验也将随之而来。在一些规模大或者人员流动性强的组织，每年光是人事类文件的签署成本就多到数百万。推动人事签署工作数字化转型已经成为组织数字化建设的重要一环。

针对以上人事数字化建设需求，明道云联合契约锁推出“人事场景电子签约解决方案”，通过“明道云零代码APaaS平台”与“契约锁电子签章系统”集成应用，将“身份认证、电子签名、电子合同、电子印章、电子模板、批量签署以及数据存证等”功能全面嵌入组织人事全生命周期管理场景。

方案介绍

用户在明道云APaaS平台搭建人力资源管理应用时，可通过接口调用契约锁电子签章产品功能，实现电子化签署劳动合同、在职证明、收入证明、保密协议等各类文件，搭建“人事数据、流程与电子签章”融合应用。让组织人事全生命周期管理过程中的文件签署需求，实现“申请、审批、签署、归档”全流程数字化管理，打通人事管理全程数字化最后一公里，为组织人力资源数字化转型赋能。

入职文件签署：契约锁简化新员工入职的形式，通过员工实名认证签订具有法律效率的入职合同和福利待遇承诺，避免不必要的争议。
保密协议的签署：提前通过契约锁与候选人签订保密协议，提高招聘工作流程的效率，保护企业的利益。
公司政策签署：公司的很多人事政策需要相关员工签字的，以往很多情况下由于不方便签署只是知会到员工。现在，企业可以在契约锁平台通过一条签署流程，将所有需要员工签字确认的政策文件通过短信发送给员工，手机端即可电子签名确认。
人事外部协议：很多公司需要外包很多人事服务，同样可以采用契约锁签订外包协议或者临时人事劳动合同。
离职协议：员工离职时将涉及到大量文件需要签署，通过契约锁可以方便与员工签订相关离职协议，让离职流程更加简化，并让离职审计变得更加有法律效力。
人事证明：在职、收入、离职证明等常用人事证明文件，员工在明道云APaaS平台搭建的人力资源管理应用登录后，进行申请、自动盖章，网上下载即可使用。

使用指南

1.基础数据维护

1.1. 使用前，需要维护好岗位信息

可以通过excel批量导入岗位信息，或者是手动添加。

1.2. excel导入岗位信息

2.招聘管理

2.1. 候选人简历信息管理

1.新增候选人简历，可以在系统内新增，也可以通过公开表单搜集候选人信息

2.通过公开表单二维码，候选人可以扫描后填写个人简历信息并提交

2.2. 候选人简历阶段管理

在候选人详情页，点击按钮“更新简历阶段”，更新候选人简历阶段信息

2.3. 面试安排

点击按钮“安排面试”，填写面试安排信息，并邮件通知给候选人

2.4. offer审批

面试通过之后，点击“Offer 申请”，填写offer相关信息，提交后触发审批流，审批通过之后，状态会更为“审批通过”

2.5. 转入待入职

与候选人确认入职信息后，点击按钮“转入待入职”，则人事模块会新增一条员工档案，并将人员的历史信息自动带过来

2.6. 候选人跟进日志

对于所有候选人，每个阶段状态更新，系统会自动生成一条日志，记录每一次跟进

3.人事管理

3.1. 查看人员档案信息

3.2.确认入职

点击按钮“确认入职”，则员工状态更新为“试用”

3.3. 完善档案信息

点击按钮“完善员工档案”，则推送一条填写通知给到对应员工，员工填写提交后，对应的人事负责人会收到填写完成的提醒

3.4. 劳动合同

实现员工劳动合同的管理，线上签署电子劳动合同，让已签合同自动回传系统归档，随时查询、下载。

3.4.1. 新增劳动合同

点击按钮，新增劳动合同，填写合同的基础信息并提交

完善电子签信息配置

我司信息：公司名称、联系人姓名、手机号需要完善；
签章类型：定义盖章的位置，关键字位置盖章或是加盖骑缝章（骑缝章需要文档至少有2页）；
发起方关键字：合同的发起方即我司，默认为“甲方盖章”，发起签署后会在合同中有“甲方盖章”字样处盖章；
接收方关键字：合同的接收方即员工，默认为“员工签署”，发起签署后需要在合同中有“员工签署”字样处签字。

3.4.2. 电子签署流程

（1）在劳动合同详情页点击按钮“获取合同附件”，则系统会通过工作流获取当前记录的word附件写入工作表字段“待签署合同附件”；

（2）检查获取的附件无误后，点击按钮“发起签署”，则员工手机会收到签署的短信提示，点击链接后即可完成员工签署步骤（首次需要进行实名认证，按照链接的提示步骤即可）；

员工签署操作路径：①点击短信链接➡️②输入密码或者验证码登陆契约锁（首次进行注册认证）➡️③点击查看并签署➡️④点击指定位置签署姓名➡️⑤点击完成签署

（3）员工签署完成后，我司默认会自动完成签署，当然也可以根据角色设置权限；

（4）双方签署完成后，已签署完成的pdf合同附件会写入工作表字段“已签署合同附件”。

3.4.3. 通知发起人和员工合同签署完成，员工可以点击下载附件合同。

伙伴介绍

关于契约锁

契约锁拥有集“数字身份、电子签章、印章管控、数据存证”于一体的数字可信产品体系，在人事管理电子签应用中拥有丰富的案例及实施服务经验。具备“电子模板、批量发起、批量盖章、合同到期提醒、入职材料收集、指定签署位置等”丰富的电子签署功能，让人事签署场景更加便捷、安全。

明道云产品生态

明道云是一个APaaS平台，帮助企业快速搭建个性化业务应用。产品生态合作旨在为双方产品功能及客户服务增值，未来双方还会不断完善联合解决方案，交付更多终端客户案例，驱动双方业务增长，实现明道云、产品生态伙伴、客户的三位一体共同价值。