大多数企业在寻找合适的采购系统时都会遇到困难。尤其是大多数 CPO 和 CFO ，他们在集中采购系统与分散采购系统之间难以选择。如果你的企业尚未建立集中采购，那么将会失去集中采购系统所能实现的杠杆定价。

什么是集中采购？

集中采购可定义为将企业内发生的所有采购活动整合在一起，并将其交给一个对所有采购流程拥有完全控制权的部门。

集中采购团队将与企业的其他部门进行互动，批量采购产品，并以合理的价格进行谈判。因此，集中采购被视为精简和简化企业采购的有效方式。

举例来说，当你实施集中采购来管理多个商店时，可以防止订单重复、为大宗采购争取更好的折扣、减少库存运输、组织交易并改善与供应商的关系。

集中采购的另一个例子是，当你拥有一个标准化的采购系统时，原材料、商品、IT设备、用于维护、修理和操作的MRO货物以及其他标准服务（如清洁服务）可以很容易地从一个集中的系统中采购。

集中采购的重要性

随着业务的发展，集中采购变得越来越重要，因每个部门单独采购的成本相对较高且效率较低。当企业完全集中化时，大部分采购活动由中央领导，而日常采购活动则交由各部门负责。

现在的问题是集中采购的战略效率。企业的长期经营目标通常与集中采购结构相关联，集中采购可以改善企业的长期战略规划。

此外，通过集中采购，你可以获得明确的程序效率，而这是分散采购结构无法实现的。集中采购的一个主要优势是消除不必要的重复采购工作。信息和资源共享可以扩大部门采购的折扣范围，从而降低交付成本。

集中采购结构还使你有机会与供应商建立并保持良好的关系。它有助于向供应商发出明确的指示，告诉他们应该向谁报告，因此这将减少不活跃供应商之间的混乱。

另一个重要因素是，集中采购政策有助于加强内部管理控制。有关采购活动的标准化信息流和决策是由最高管理层制定的。

例如，在集中采购结构中，政策会确定哪些员工有权发起采购订单，提供供应商的选择标准，并设定支出限额。使用集中采购系统可以帮助你解决道德问题并保持机密性。

集中采购如何为企业带来益处？

在商业领域，请记住 “人多力量大”。除非你的企业足够强大，能够通过从供应商处获得最优惠的价格来证明自己的实力，否则企业的发展就会受到影响。这就是企业需要集中采购的根本原因。集中采购并非易事，需要付出大量努力，并遵循特定步骤。

"一刀切 "的解决方案可能因企业而异，在进行集中采购之前，你需要提出一些具体问题：

● 公司的管理战略是否已经升级，能否成功应对过渡？
● 是否必须得到高层管理者的支持？效率和成本效益如何？
● 利益相关者如何应对新的转型？

维持高效的采购部门对企业的成功至关重要。如果不是100%确信企业无法充分发挥采购活动的潜力，那么建议重新考虑集中采购。

由于采购是企业的生命线，因此在做出集中化决定时必须确保采购潜力不会在转型后降低。你需要选择能够处理集中化活动并具有处理采购软件专业知识的专家。

此外，实施这种转变可能会在员工中引起意见分歧，因为有些人可能拒绝这种剧烈的变化，员工可能会觉得他们的个人采购权被剥夺了。

这种负面反应可以通过让员工了解集中和整合的好处来消除。你需要确保你的员工明白，转型是为了企业的更好发展，而不是反映他们的绩效。

即使在集中化之后，你也必须将某些采购决策权交给那些擅长购买这些产品的部门。这样做，你可以与员工保持良好的关系，并使公司不断发展壮大。

但是，集中化的结构可以改善企业的整体采购活动，提高市场竞争力，并有助于获得新的机会，在未来建立更牢固的客户关系。

采购软件如何帮助你实现集中化？

采购软件的使用将使你的集中化过程变得更加简单。8Manage SRM 是一款端到端的一站式采购管理软件。该软件支持集中式和分散式采购模式，允许你通过直观的功能（例如可定制的仪表板、报告和数据分析）设置自动化规则，用最小化组织工作来最大化你的利润。

● 公平公开的供应商甄选
● 从源头上控制采购需求
● 自动校验采购预算并审核
● 公平透明的电子招标
● 360度供应商数据视图
● 一站式采购订单
● 电子化管理合同和发票
● 实时自动汇总开支数据

在 8Manage SRM 的帮助下，你可以集中采购结构，在投标前轻松合并规则、折扣和报价，从而加速报价管理。系统可以有效地管理从向供应商下订单到管理审批的各个步骤，发票自动生成并从供应商处接收，反之亦然。采购收据和其他支出可以轻松创建并存储在 8Manage 系统中，以供将来参考。

此外，其他任务（例如供应商管理、风险缓解、产品管理和审计）都可以使用 8Manage SRM 采购管理软件有效完成。