技术管理三板斧第一板斧拿结果-追过程

news2024/12/23 14:16:27

一、什么是过程管理?

管理就是追求事务的可持续发展,而想要达成这个目标有两个基本点:

  • 管理动作要形成可持续迭代的闭环;

  • 管理动作足够简单到可以复制和个性化升级。

 过程管理当然也遵循这个理念。比如你这次 A 项目做得很好,下次做 B 项目时能否依然做好?在 A 项目中发现问题、解决问题的方法和思路,是否可以在 B 项目中沿用?

二、PDCA 模型

我相信,你肯定接触过很多过程管理的方法,不同的理论框架是否好用,这个问题见仁见智,而我的推荐标准只有一个,那就是“足够简单、直接、易用”,因为如果某一个方法太过复杂,实操性肯定不强,假设这个管理方法有 10 条标准,组成比较复杂,那么它的容错率就会降低,因为如果你有一条没有做好,整个体系的矛盾点就会产生,在落地时,理论和现实就会存在冲突。
而 PDCA 模型就胜在简单、实用,还能让我根据自己的习惯和积累不断优化。

Plan(定计划):围绕着目标明确里程碑,确定关键节点,与执行的员工达成共识。


Do(做执行):多给员工空间、多走动、多观察、少干预,放手而非放任,你也不能置身事外。


Check(勤检查):狠抓关键节点做检查、问进展、问困难、给建议、做辅导、协调资源。


Action(复盘调优):小事尽快复盘、大事分阶段复盘、事后全面复盘,抓住每一次提升和优化的机会。

上面四条是 PDCA 的关键记忆点,言简意赅方便你记忆。按照 PDCA 的模型来看,很多 Leader 比较注重 D 和 C ,因为很多初级管理者为了证明自己,关注点在能够跟结果迅速产生关联的动作上, 而不是认真地思考整件事(事情的背景、关键节点、里程碑……)。

除此之外,C 和 D 一样,同是执行层,而执行往往比分析和决策要容易得多。 P 和 A 就被很多 同学忽视了,尤其是 A ,存在感并不强。这跟互联网公司普遍追求持续迭代、快速验证的工作模式有关,我们其实并没有关注很多项目为什么失败,错了再继续下一个项目,但这样一来久而久之很容易丧失持续迭代自己的能力。

二、如何用 PDCA 做过程管理

1.案例还原
李总是一家物流公司的IT总监,前两天,公司启动了 S 级的大促项目,李总的团队接了其中 3 个子项目:A、B、C,那么他要怎么分配自己的时间、精力、抓住重点把控过程呢?这是第一个问题。
子项目 A (对交易系统进行改造)最复杂,风险也最高,需要对旧的核心系统做大量的改造,可旧的核心系统已经运行了好几年,负责人也迭代了好几次,这次要让谁负责呢?是团队目前能力最强的小王,还是对旧系统比较熟悉的老张?为了保证顺利交付,他想从方案设计、资源协调、落地执行、上线安排全程的深度参与,不知道是否合适,这是他遇到的第二个问题。
子项目 B(增加对新营销玩法的支持) 难度适中,李总交给了刚进入部门的小宇,小宇主观意识非常强,给出了很多的方案,一直希望李总放手让自己去试,李总犹豫了。这是他遇到的第三个问题。
子项目 C (根据压测瓶颈联合多团队进行系统调优)难度低,但是琐碎,涉及外部团队,老马虽然沉稳,但是沟通能力差,李总不知道是否让他担任这个工作,遇到了第四个难题。
他计划在确定人选之后,每周五与各个项目负责人 OneOne 项目进展,每两周三个项目一起做整体进展的对焦和复盘,但因为日常也在了解情况,目前节奏很紧张,例会该取消吗?这是他遇到的最后一个问题。
2.思路分析
如果是你遇到类似的问题,怎么解决这 5 个问题呢?
目标的制定要“定策略、拆任务、细到人”,Plan 的重点就是把复杂的任务或项目拆解出它的关键节点与里程碑,这样你才能确认自己应该跟进什么、什么时候跟进、跟进到什么程度(以一般的技术项目为例,很多同学眼中最基本的里程碑就是各个开发的关键节点:方案确定,开始编码,进入测试,系统上线……)。
总的来说,P 需要结合具体的实际场景情况而定,比如 DB 的设计、服务的设计、上线的方案,不同的项目中可能未必都是关键节点,你要看人、看项目具体分析。
那么在前两个问题中,李总应该重点抓 D (执行)和 C (检查):多给空间勤观察、狠抓节点做辅导。因为公司级项目目标比较清晰,重点在执行过程的把控上,并且因为几个项目同步进行,李总要保证的是三个项目的结果,自然无法完全 ALL IN 到某一个项目中。
所以,他一方面要放手给员工完成 Plan 的时间和空间,根据项目需要来确定会议的频次,确保信息及时且充分地对焦。另一方面要按照约定检查节点、对不同的项目和员工,要采取不同的方式。
子项目 A 既然难度最大,改造也是面向新系统和未来发展考虑,所以如果我是李总的话,会选择能力最强的小王来主导,最熟悉的老张为辅助,然后再结合最初定义好的关键节点,适当放手。
因为计划实施的主角是员工,过度干预会让员工束手束脚,所以给负责具体任务的同学足够的时间和空间,Leader 少干预,日常以观察和帮助为主。**在这里,比较重要的一点就是在于你怎么拿捏干预的度,这其实是你管理动作的核心,**我建议你在项目关键节点(P)的基础上关注团队伙伴的动态,比如项目进展中遇到的问题、团队成员的工作状态等。
很多能力和经验是历练出来的,只要过程可控,过程中走一些弯路也未必是坏事,要允许犯错。但是你要注意,放手不等于放任,更不等于不闻不问,你依然要对最终的结果负责。
针对第三个问题,既然子项目 B 的小宇能力稍弱,李总就应该多关注细节,了解进展,给予帮助,放手是对结果的不负责。你要在 Check 的环节多下功夫,才能确保项目和目标的一致与达成,一定要定期、多维度、较真地 Check!(比如,可以借助会议和邮件做好关键节点的把控与对焦,同时也将信息最大程度打通,那怎么用好它们就比较关键了。)以会议为例:

当然了,有的时候我们在 Check 时也会走进一些误区,比如:

  • 到了里程碑和关键点时间才进去 Check,日常对进展不关注、不跟进;

  • 把追杀结果当作追过程,与员工不讲 Why,不讲方法,这是“管理者”的常见病。团队 Leader 要清楚,成员需要的是你的帮助和支持,而不是简单的情绪发泄;

  • 关键动作不够连续连贯,做出决策或者给出解决办法之后就默认问题已经解决,后续缺少跟进。

第四个问题比较容易解决。阿里有一句土话,叫“借事修人,借人成事”。项目 C 的难度和风险小就意味着更加可控,老马比较合适,针对沟通的问题,你可以驱动并帮助他在这个项目中得到锻炼,同时保持足够的关注确保整体进展与结果。

最后一个问题, 如果项目节奏紧张、你日常跟进也比较到位,那么可以取消周会。但是复盘会依然需要召开,因为前者的作用更多是信息同步对焦,它可以融入日常,而后者是将三个项目放在一起看整体,思考过程中的得失好坏,这是对团队和项目一个提炼沉淀的动作。

而Action的核心在于建立循环,复盘优化。 没有一成不变的计划与执行,只有不断调整的行动力。具体要怎么做呢?可以参考下面这些关键点。

  • 复盘前:复盘前的核心在于思考复盘的目的和产出是什么。借此,你才可以明确复盘会议主要会聊些什么,哪些人会参加。

  • 复盘中:自省是复盘会的基调,复盘就一个目的“找到团队的不足加以改进,以便在未来取得更好的结果”。所以每个人没必要甩锅,也没必要全盘否定。在复盘的过程中,一定要把问题找准,内部对齐,达成所有人的共识。

  • 复盘后:会议有结论,结论有计划,计划有责任人,责任人有行动,要建立机制保证在复盘会上讨论出的结论能够落地。

总的来说,小事儿尽快复盘,借此向团队成员传授自己的经验;大事儿分阶段复盘,抓住重点矛盾,推动事情的顺利发展而非追求完美;事后全面复盘,不管对个人还是团队,找自己的问题都是 ROI 最高的方式,找到问题的一方才有改善提升的可能。

三、总结:重点

  1. 目标不会自己长腿走向终点,你一定要做好过程管理以取得可靠的结果。

  2. 追过程不意味着事无巨细都要做,追哪些、什么时候追、追到什么程度才是你更应该关心的。

  3. 复盘是 PDCA 管理动作中的闭环,如果每次都能提高一点点,长期积累的变化就很大了。

最后,我想说PDCA不只在管理上有用,它还是一种能够帮你应对各种问题的思考框架,也适用于项目处理,日常生活安排(比如旅游、购物等)。

在我看来,PDCA 这个管理方法遵循了个人的本能,它会将你处理事情的本能更加条理化、清晰化。所以我希望你能举一反三,把 PDCA 这个思考框架融入你生活的方方面面,既提高管理效率,也借此提高生活质量。

最后,你不妨想一想在生活和工作中,哪些事你认为利用 PDCA 的方式来管理会有更好的结果,分享出来,我在留言区等你

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