14.1采购管理的相关概念和主要过程

14.1.1 概念和术语

采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。

14.1.2 采购管理的主要过程

采购管理包括如下几个过程。
(1)编制采购计划。决定采购什么，何时采购，如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。
(2)实施采购。从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。
(3)控制采购。管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。
(4)结束采购。完成单次项目采购的过程。

14.2编制采购管理计划

14.2.1编制采购计划的输入、输出

1、输入

1)项目管理计划《和各子计划互为输入输出)
2)需求文档
3)风险登记册
4)活动资源要求:活动资源要求里有对人员、设备或地点的具体需求的信息，可以使用活动资源要求进行活动成本估算，进而判断有关的项目工作是自制合算还是外购合算。
5)项目进度
6)活动成本估算
7)干系人登记册
8)事业环境因素
9)组织过程资产
一般来说，可把合同分成三种，即总价合同、成本补偿合同和工料合同。总价合同，进一步细分为:固定总价合同和变动总价合同两种，进一步划分为总价加激励费用合同和总价加经济价格调整合同，成本补偿合同: 最常见的 3 种成本补偿合同是成本加固定费用合同、成本加激励费用合同和成本加奖励费用合同。

2、输出

(1)采购管理计划
采购计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。采购计划内容包括如下方面。

(1)拟采用的合同类型:
(2)风险管理事项;
(3)是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算、何时进行独立估算:
(4)如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动:
(5)标准的采购文件(如果需要的话);
(6)如何管理多个供应商:
(7)如何协调采购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告:
(8)可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定;
(9)如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度制订过程:
(10)如何进行"自制/外购"决策，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系起来;

(2)采购工作说明书对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质、买方的需要或者预期的合同形式而变化。采购工作说明书描述了由卖方提供的产品、服务或者成果。
采购工作说明书中的信息有规格说明书、期望的数量和质量的等级、性能数据、履约期限、工作地以及其他要求采购工作说明书应写得清楚、完整和简单明了，包括附带的服务描述，例如与采购物品相关的绩效报告或者售后技术支持。在一些应用领域中，对于一份采购工作说明书有具体的内容和格式要求。每一个单独的采购项需要一个工作说明书。然而，多个产品或者服务也可以组成一个采购项，写在一个工作说明书里。随着采购过程的进展，采购工作说明书可根据需要修订和更进一步地明确。

(3)采购文件
采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。常见的采购文件有方案邀请书 (RFP)、报价邀请书(RFQ)、征求供应商意见书(RFI)、投标邀请书IFB)、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。

(1)方案请书
方案邀请书是用来征求潜在供应商建议的文件，有人称 RFP 为请求建议书
(2)报价邀请书
报价邀请书是一种主要依据价格选择供应商时，用于征求潜在供应商报价的文件。一般项目执行组织多在涉及简单产品的招标中使用 RFQ。有人称 RFQ为请求报价单。
(3)询价计划编制过程常用到的其他文件
用于不同类型采购的文件还包括征求供应商意见书、投标邀请书、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。RFI 用来征求供应商意见，以使需求明确化。如果需求很明确，则用方案邀请书，征求供应商的建议书
(4)供方选择标准
(5)自制/外购决策
(6)变更申请
(7)可能的项目文件更新

14.2.2用于编制采购计划过程的技术和方法

(1)自制/外购分析
(2)专家判断
(3)市场调研
(4)会议

14.2.3工作说明书

历年真题

2022 年 05 月

全国卷-关于采购谈判的描述，不正确的是 ()
A.采购谈判过程以买卖双方签署文件为结束标志。
B.项目经理可以不是合同的主谈人
C.~~合同谈判期间项目管理团队必须就项目的管理要求进行澄清~~
D.对于简单的采购事项，只需要卖方的接受而不用漫长的谈判
[参考答案]C
[解析]项目经理可以不是合同的主谈人。

全国卷-结束采购的成果不包括(59)
A.经验总结
B.~~采购文件~~ 。
C.可交付物验收
D.采购档案
[参考答案]: B
[解析] 结束采购的成果的输出:1、合同收尾 2、组织过程资产更新采购文件是结束采购的成果的输入。

广东卷-(58)不属于编制采购计划的输入。
A、项目管理计划
B、需求文档
C、项目组织过程资产
D、~~项目工作说明书。~~
答案:D
解析:项目工作说明书是编制采购计划的输出。

广东卷-关于实施采购过程中采用工具和技术的描述，不正确的是(59)。
A、投标人会议上，所有潜在的供应商都应得到同等对待
B、~~卖方建议书必须通过建议书评价技术来进行评价~~ 。
C、采购组织能够对采购成本进行独立估算以检查卖方建议书的报价
D、大部分政府机构要求政府合同必须做公告
答案:B
解析:对于复杂的采购，如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方，则应该根据买方的采购政策，按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价，建议书评价委员会将做出他们的选择，在授予合同之前，还要报管理层批准。

2021 年 11

实施采购过程的依据包括(59)
A.采购工作说明书。
B.资源日历
C变更请求
D工作绩效报告
[参考答案]A
[解析]实施采购过程的依据包采购管理计划、采购文件、供方选择标准、卖方建议书、项目文件、自制/外购决策、采购工作说明书。

2021 年 05

关于控制采购过程的工具和技术的描述，不正确的是(59)
A.合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来
B.检查与审计的作用是验证卖方工作过程或可交付成果对合同的遵守程度
C.绩效审查的目标在于发现履约情况的好坏
D.诉诸法律是解决所有索赔和争议的首选方法。
[参考答案]D
[解析]如果合同双方无法自行解决索赔问题，则可能不得不按合同中规定的程序，用替代争议解决方法(ADR)去处理，谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

2020 年 11

关于采购谈判的描述，不正确的是(59)
A.采购谈判过程以买卖双方签署文件为结束标志
B.~~项目经理应担任合同的主谈人~~ 。
C.项目团队可以列席谈判
D.合同文本的最终版本应反映所有达成的协议
[参考答案] B
[解析]采购谈判工作组有技术人员、商务人员、法律人员、财务人员、翻译人员、谈判领导人员。

当()时，项目不应从外部进行采购。
A、自制成本高于外购
B、技术人员能力不足
C、与其他项目有资源冲突
D、~~项目有保密要求~~ 。
[参考答案]D
[解析] 项目有保密时，不应直接采购。

2019 年 11

关于采购谈判的描述，不正确的是(59)
A、采购谈判过程以买卖双方签署文件为结束标志
B、~~项目经理应是合同的主谈人。~~
C、项目团队可以列席谈判
D、合同文本的最终版本应反映所达成的协议
[参考答案]B
[解析]采购谈判工作组有技术人员、商务人员、法律人员、财务人员、翻译人员、谈判领导人员。

自制/外购分析过程中，()时，项目不应从外部进行采购
A、自制成本高于外购
B、与其他项目有资源冲突
C、~~项目需要保密~~ 。
D、技术人员能力不足
[参考答案]C
[解析]基本常识

2019 年 05

()不属于控制采购过程的工具与技术
A.~~工作绩效信息~~
B.合同变更控制系统
C.采购绩效审计
D.检查与审计
[参考答案]A
[解析]控制采购过程的工具与技术:同变更控制系统，采购绩效审计，检查与审计

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