PingCode 知识库、Confluence 等知识库工具和腾讯文档、WPS、飞书文档到底有什么区别？这是企业团队在找文档管理工具最常见的问题。这两种工具虽然都可以用于组织和共享知识，但它们在功能、使用场景和用户群体方面有很大的区别。那么，它们到底有什么不同呢？在本文中，我们将详细解析知识库工具和多人同时编辑的在线文档的区别与特点。
一、知识库工具与多人协同在线文档的定义与概述
1.知识库工具的简介
知识库工具是一种帮助用户创建、存储、检索和分享知识的软件。它们可以让团队将其知识和经验整理成结构化的文档，以便其他成员可以快速找到和利用这些信息。知识库工具通常提供信息分类、标签、搜索和版本控制等功能。适用于企业或团队内部的知识管理、分享和协作场景，知识库工具主要侧重于知识的管理、分享和协作，适合需要长期积累和系统管理知识的企业或团队，如技术研发、产品设计、培训等。
2.多人协同在线文档的简介
多人同时编辑的在线文档是一种允许多人实时编辑和共享文档的应用程序。通过这类软件，团队成员可以同时对同一份文档进行编辑、评论和讨论，从而提高工作效率。多人同时编辑的在线文档通常提供实时协作、文件共享、任务分配和模板等功能。在线文档协作软件则更加注重实时沟通、文件处理和团队协作，适用于日常办公和项目管理等场景。
二、知识库和文档在场景和功能上的差异
三、知识库工具与多人协同在线文档工具的一些典型代表介绍
以下使用PingCode 知识库功能作为参考系进行对比，并不完整，仅供大家参考。
1.PingCode
知识库类型的文档管理工具，国内很多团队最推荐的知识库工具之一，产品口碑极好。主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。
PingCode 知识库工具广泛用于：
- 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
- 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
- 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
- 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
- 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括但不限于：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本；
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
软件缺点：
- 不支持多语言；
- 无法满足百度百科这类知识库的搭建；
【官方地址】
2.Confluence
也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品，由澳大利亚 Atlassiana 公司打造，在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件，与国内的PingCode知识管理子产品类似，可以用于构建企业wiki，具有成熟的功能，能够直接关联研发管理的各环节。
Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件，几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是，很贵，而且针对大陆用户停售本地版。
【官方地址：Atlassian.com】
3.Gitbook
海外热门知识库工具，最适合软件开发者作为个人知识库使用，所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外，该知识库还能将文档发布到github博客。当然，它也具备团队协作功能，但如果是用来作为团队文档的管理工具，还是不如PingCode来的好用。
网址： https://www.gitbook.com/
4.Notion
这也是一款多合一的文档管理工具：知识库+日程+项目管理等，与Worktile不同的是，Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI，程度堪比Chatgpt。
和传统的文档管理软件不同，Notion采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。
缺点就是：
- 网络问题，受中国各地区复杂的网络情况影响；
- 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛，如果你只是想找一个单纯的知识库，那它可能并不适合；
- 离线模式不支持。
- 中文搜索和分词及其糟糕，操作界面不支持中文；
网址： https://www.notion.so/
在选择知识库工具和在线文档协作软件时，企业和团队应根据自身的需求和场景来进行评估和选择。如果主要需求是知识管理和长期积累，那么知识库工具会更加适合；如果主要需求是实时沟通和文件处理，那么在线文档协作软件可能更符合需求。同时，在使用过程中，也可以根据实际情况灵活调整和组合使用这两类工具，以达到最佳的协作效果。
