五一的调休补班一下子把三个星期的作息成功打乱，大家在吐槽的同时也不忘给自己延长假期，平时加班攒下的假期都充分利用上了。但办公室的项目经理小李这两天总长吁短叹，感觉假期也要随时随地办公。一问才知原来是临近假期时，项目突发了各种问题导致项目进展延误，而且也不能快速顺利解决。

 

1.实战案例分享

项目经理小李认为这是由于五一假期调休引发的“灾难”，具体情况是怎么样的呢？

1.1情景回顾

小王负责的项目本来预计在五一假期后验收上线，最近项目中一个核心干系人提出了一个新的需求，负责开发的项目成员认为这个需求比较简单就直接帮忙做了。

现在临时放假，新加的功能却出现了Bug。负责测试的成员将问题反馈给小李，他才知道这个事情；但是负责开发的同事已经提前开启休假、节后才能处理。

小李判断这肯定会影响项目整体进度，不得已只能将问题反馈到管理层，紧急分配了新的资源处理。领导也不赞同加这个需求，本来不在项目范围内，现在出现了问题还要耗费额外的人力资源来进行处理。

1.2问题分析

这里暴露出两个方面的问题：干系人管理以及变更管理。

由于对干系人管理疏忽，导致核心干系人直接找到了团队成员加需求。

没有形成规范的变更管理流程，团队成员收到需求后没向项目经理反馈走变更流程，就自己处理了；最后发现问题后，项目经理只能被迫救火。

那么小李如何更好地进行干系人管理以及变更管理来规避风险及问题呢？

2.如何更好地进行干系人管理以及变更管理？

2.1有效地干系人管理

项目干系人管理是指： 识别、参与并与项目干系人保持联系以确保项目总体成功的持续过程。小李在进行干系人管理时，就可以注意以下几个技巧：

识别并密切关注干系人

保持沟通畅通、有效：可以更及时、快速地了解到他们最新的需求；这里小李就可以避免上述干系人直接找到开发同事的情况。

注意各干系人之间的利益平衡

要承认和理解利益差别甚至是冲突，并进行协商：要从项目一开始就明确项目各干系人需求，根据情况寻找利益平衡点。

建立良好关系

根据干系人四象限，制定不同管理策略：与项目干系人建立良好的关系是成功管理项目干系人的必要条件。通过权力和利益相关度对关系人做好划分后，制定不同的管理策略。

（干系人管理四象限）

例如， “高利益 - 高权力”代表项目发起人：在初期就要与其就目标、资源、流程等达成一致，并约定好沟通频率和方式。

“高利益 - 低权力”代表项目组成员：做到及时反馈项目的进展和困难。

及时反馈

项目干系人所提出的问题应及时有效地进行处理和反馈，确保他们的感受得到倾听、重视；这不仅有助于赢得他们的信任，更方便后续的工作开展。

2.2规范化的变更管理

变更是影响项目是否成功交付最大的不确定因素之一，变更管理规范化就是尽量减少变更、确保变更不失控。

一个规范化、完整的变更管理流程会包含：变更识别、变更评估、变更批准、变更实施、变更监控等几个步骤。

变更识别：当出现需求、范围、资源等方面的变化时，项目经理应该及时识别这些变化。

变更评估：在识别变化后，就要对变化其进行评估，分析必要性、合理性、可行性，影响范围和影响程度。

变更批准：如果变化是必要的，需要通过变更控制委员会或其他相关方的批准来正式批准变化。

变更实施及监控：在变化获得批准后，项目经理需要对项目计划进行调整，以确保项目进度、成本和质量等方面符合预期。同时需要持续跟踪记录变更执行状态，以确保项目按计划完成。

项目变更管理的难点：

首先，项目需求、范围、资源等维度要及时识别，往往等到项目组成员反馈上来时，问题就已经很严重了；

其次是如何更加高效走完审批流程，变更控制委员会往往需要处理多个项目的变更审批，审批周期会进一步延长；

最后是如何快速收集变更管理实施及监控过程中的运营数据，这是项目经理判断项目变更是否有效的重要依据。

如果能借助一款专业的项目管理软件，项目经理则能有效解决以上几个难点，下面将以易趋项目管理软件为例，展开分享。

3.利用项目管理软件高效进行项目变更管理

3.1项目各项运营信息实时更新，项目变更快速识别

在借助易趋项目管理软件开展项目后，项目经理可以通过项目概况模块，快速获取全面的项目运营数据。项目进度、成本、资源、交付物完成情况等是否有异常，系统会通过红绿灯示警，项目经理每日花费五分钟就可以掌握项目是否有变更的情况出现。

（易趋项目概况模块视图）

3.2项目变更审批，更加高效便捷

当项目确定要进行变更时，项目经理可以在系统中的里程碑计划/项目计划模块直接进行编辑修订；管理层则可以进行审批，通过后即时生成新的版本基线。后续项目的进展情况，系统也提供实时监控视图、用红绿灯示警，项目经理可以快速了解变更的情况。

（易趋项目计划视图）

系统支持版本比较，变更的内容用颜色进行标注，一目了然。项目经理对不同版本的内容进行对比分析，可以更直观地进行分析和管理。

（易趋管理阶段——版本比较视图）

3.3基线跟踪，获取项目变更状况

高层领导更关心项目在运行过程中，管理阶段、交付物、资源预算等相关项的版本变化趋势。

那么对所有的变更版本变化趋势，可以在基线跟踪模块查看；其管理阶段、交付物、资源预算、采购预算、费用预算、收益预算等相关项都包含其中。规范化的变更管理，便于项目经理收集全面的数据，为后续的决策提供可靠的支撑。

（易趋管理阶段——基线跟踪视图）

4.总结

项目经理小李的所面临的困境，咱项目管理人在很多情况下都会遇到的。对干系人的管理不到位会导致一些需求没能第一时间识别出来，失控的变更管理更是无形导致了项目进度的延误以及成本增加。

在项目管理过程中，做到有效的干系人管理、规范化的变更管理则能有效预防上述项目问题。而借助专业的项目管理工具，则能及时发现项目变更的风险；项目变更审批更加便捷；对项目变更后不同版本进行对比分析，为后续的决策提供可靠的支撑。