“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”

news2025/1/16 9:16:13

《从技术可行性的视角看电子档案的“四性”》一文中已经明确，笔者认为的电子档案“四性”是指“真实性、完整性、可用性和安全性”。而《从特斯拉“刹车失灵”事件看电子档案的法定要求》一文中，笔者对于“来源可靠、程序规范、要素合规”的解读如下：

来源可靠

形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。即电子文件由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。

程序规范

电子文件形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求，符合国家相关法规标准的规定。电子档案是否以及如何遵守规范的程序要求，可以通过详细的背景元数据和过程元数据来记录、追溯和审计。

要素合规

电子文件的内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。不同种类的电子文件，其具体的构成要素不同，相关的规范要求也有所区别。

将上述解读和“真实性、完整性、可用性和安全性”的定义作一对照，即可得到下图所示的对应关系：

对应关系分析

下面我们就来分析一下，这个对应关系是怎么出来的。

首先

来源可靠

电子档案的“来源”一般包括了两个方面：

1► 电子档案的形成者，如机关单位、社会组织甚至个人等；

2► 电子档案的形成系统，如产生和保存电子档案的OA系统、电子档案管理系统等。

需要说明的是，“来源可靠”的“可靠”实际上说的是“原始性”，这和“真实性”的含义完全一致（根据DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》中的定义，真实性是指电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质）。千万要注意的是，“来源可靠”的“可靠”不要和“可靠性”混淆。（根据DA/T 58-2014中的定义，可靠性是指电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。注意在这个定义中，可靠性是指电子档案的内容可信，和来源没有关系）。“真实性”和“可靠性”容易混淆，是中英文语言之间的差异造成的，详见《从技术可行性的视角看电子档案的“四性”》。

那么来源可靠和安全性之间的关系呢？这主要是指电子档案的来源之一——电子档案的形成系统。形成系统必须安全可靠，不存在系统漏洞和后门程序，在电子文件、电子档案的管理过程中可随时记录变动情况，保证没有发生非法篡改等情况，并且可以采用技术手段（比如数字摘要技术）对电子档案进行“固化”，用来验证电子档案的原始性。

其次

程序规范

电子档案管理过程涉及的程序一般包括两个阶段：

1► 电子文件在形成过程所经历的程序；

2► 电子文件归档以后，成为电子档案在长期保存和利用服务过程中所经历的程序。

所谓程序规范就是要求电子文件整个生命周期管理过程都要遵循一定的制度规范要求，符合国家相关法规标准的规定。而电子档案是否以及如何遵守规范的程序要求，可以通过详细的背景元数据和过程元数据来记录、追溯和审计。背景元数据无疑属于完整性范畴（根据DA/T 58-2014中的定义，完整性是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质）；而过程元数据主要就是用来证明电子档案的原始性，因为档案不同于其他文献资料，其最大特点就是原始性，是机关单位和其他组织以及个人从事社会活动直接形成的历史记录。如前所述，原始性实际就是真实性。因此，“程序规范”和完整性和真实性密切相关。

最后

要素合规

如前所述，“要素合规”是指电子文件的内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。为便于识读和管理，人们主要通过“元数据”来反映电子档案，根据DA/T 58-2014中的定义，元数据是指描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。可以很清楚的看到，实际上元数据的定义和要素合规的定义高度重合，都包括内容、结构、背景和管理过程四部分。再对照一下完整性的定义，毫无疑问，这当然是属于完整性的范畴。

但是其中的“内容”和“结构”只靠元数据还不够，为了长期保存并方便阅读，电子文件的内容和结构需要通过某种特定的格式进行固化，比如对于文本类电子文件全文格式可以采用符合GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式文书类版式文档》要求的OFD格式。当然，电子文件种类很多（包括但不限于文本类、图像类、图形类、音频类、视频类、数据库类、媒体社交类等），电子文件格式更是五花八门，为了实现电子档案的长期可用，应该转成符合规范的格式。GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》“9电子公文归档格式要求”中给出了推荐的归档格式如下表所示：