在如今竞争激烈的市场环境中，很多企业内部往往有多个项目同时进行着，不同类别的项目需要项目负责人实时跟进，而成功的项目是离不开项目人员之间的日常互相沟通进行。只有良好的沟通，项目经理才能够获取到足够的信息，可以第一时间发现项目中会出现的各种问题，从而更好控制项目的各个方面。
什么是项目沟通管理？
项目沟通管理是为了确保项目信息能及时的产生、收集、传播、保存的过程，项目沟通管理能成功把所必须的因素、人、想法和信息之间提供一个关键连接。
对于涉及项目的任何人都应准备以项目"语言"发送和接收信息并且必须了解。对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行有效的项目沟通，良好的沟通是项目成功的关键因素。
借助系统软件管理项目沟通
任何沟通不畅都可能会扼杀一个项目，只有改善沟通才能使项目成功最大化，风险最小化。如果项目经理能够使用现代的项目管理系统与项目涉众人员进行有效的沟通，这意味着他们团队将获得更多的项目沟通技巧。
借助8Manage PM 项目管理系统为企业提供沟通的工作流程，确保在项目开展过程中由正确的人发送、接收和理解正确的消息。8Manage PM 项目管理系统涵盖计划沟通、管理沟通、监控沟通的流程以及项目的上报流程。
计划沟通
8Manage PM 项目管理系统帮助企业清楚地概述了将如何管理跨项目沟通。这通过创建项目沟通管理计划来实现。而创建计划时，系统将引导完成以下步骤：
- 确定你的目标：你沟通的目的是什么？你可以使用一些沟通工具来增强意识，例如状态报告。其他人可能需要采取行动，例如要求赞助商授权支出或要求客户批准项目测试。
- 确定你的受众：谁是这个项目的干系人？你应该列出所有相关人员的详细清单。考虑受项目影响或影响项目成功的任何人。此列表应包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。
- 写下你的信息：每种沟通类型的信息是什么？这是要共享的实际内容。需要沟通的关键组成部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。
- 选择你的渠道：消息将如何传递？它是一份通过电子邮件发送给所有干系人的正式报告？还是在团队会议期间进行的非正式口头汇报？
- 设定时间线：你什么时候传递信息？你的干系人是否需要每周报告或每月报告？是否有截止日期？在这里考虑不同的时区和员工时间表。
你的项目沟通管理计划要足够详细，应列出你发送消息的原因、发送给谁、将发送哪些具体信息、你将如何发送以及何时发送。
管理沟通
在管理沟通方面，8Manage PM 项目管理系统为企业提供以下自动化的工作流程：
- 收集和分析计划和交付的活动/可交付成果/里程碑
- 为临近和错过的最后期限创建消息提醒
- 向合适的干系人传输或分发沟通消息
- 根据 WBS 结构存储与活动相关的沟通报告、文件或文档
- 允许检索任何经过存储的沟通
监控沟通
8Manage PM 项目管理系统帮助你在项目的整个生命周期中监控项目沟通。这包括确认以下内容：
- 沟通信息按计划公布
- 沟通信息被合适的干系人接收
- 消息被理解
- 相关反馈提供给合适的干系人
最后的话
在项目过程中，理应坚持有效的和经常性的信息沟通对于确保项目顺利进行和识别潜在问题是非常需要的。如果缺乏有效的沟通与交流，决策传递将会受阻并停滞。所以借助带有沟通管理功能的项目管理系统，不仅能打破项目沟通带来的障碍，也能使项目信息传递更流畅，帮助项目经理更加轻松、高效地实现项目交付。
