中小型企业如何管理文档？8款工具来帮你

文章介绍了以下几个工具：PingCode、Worktile、氚云、泛微、中通天鸿、Tower、知因智慧、SharePoint。

在中小型互联网企业中，文档知识库的管理常常让人头疼。团队成员散布在不同的地点，文档分散在各种工具中，查找信息变得异常困难。这不仅影响了工作效率，还可能导致错失重要信息。

本文将详细介绍8款既高效又易用的文档知识库管理工具，特别适合中小型企业的需求。每个工具都有独特的优势，可以帮企业更好地组织和访问团队的知识库，让信息管理不再成为负担。

一、主流的8款知识库管理软件

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.氚云

氚云是一款由明道云旗下推出的低代码开发平台，致力于帮助企业快速构建各类业务应用程序。凭借其母公司在低代码领域的深厚积累和市场经验，氚云在企业级市场中占据了重要位置，特别是在满足中小型企业快速开发需求方面表现突出。

氚云的主要功能包括业务流程管理、数据可视化、表单设计、报表生成和多端同步等，它还支持与多种第三方工具和平台的集成，能够满足企业对定制化和灵活性的高要求。

氚云的优势在于其简洁易用的操作界面，无需编程基础也能快速上手，同时具备高度可扩展性，适合需要快速开发内部应用或自动化业务流程的团队和企业。

氚云特别适用于那些需要灵活定制、快速迭代的中小型企业和部门，尤其是在项目管理、客户关系管理和内部运营优化方面表现优异。

【官网：h3yun.com】

4.泛微

泛微是一家在企业管理软件领域具有重要地位的公司，专注于提供企业级办公软件及解决方案。公司成立于2001年，凭借其强大的技术实力和丰富的行业经验，泛微在中国市场上获得了广泛的认可和良好的口碑，尤其是在企业级市场中占据了领先地位。泛微的产品线涵盖了OA系统、知识管理系统、流程管理等多个领域，服务了数千家大中型企业，成为国内企业管理软件的领导者之一。

泛微的主要功能包括全面的知识管理和流程管理功能，涵盖文档管理、权限控制、信息检索、实时协作等。此外，泛微还提供高度可定制的工作流引擎，支持复杂的业务流程自动化，帮助企业提高效率和管理水平。其系统支持多端同步，能够与企业现有的ERP、CRM等系统无缝集成，确保信息在各系统间的顺畅流动。

泛微的优势在于其强大的功能集成能力和灵活的定制化服务，能够根据不同企业的需求，提供量身定制的解决方案。此外，泛微在数据安全和隐私保护方面也做得非常到位，采用了多层次的安全架构，确保企业数据的安全性和合规性。其用户界面友好，操作简便，得到了用户的一致好评。

泛微的知识管理系统适用于各类大中型企业，特别是那些需要复杂业务流程管理和严格权限控制的组织。无论是在制造、金融、教育还是政府机构，泛微的系统都能够有效提升企业的知识管理水平和工作效率。

【官网：https://www.weaver.com.cn】

5.中通天鸿

中通天鸿是一家成立于2010年的中国领先云计算呼叫中心和人工智能科技公司，致力于为企业提供智能客服解决方案。该公司在市场上拥有稳固的地位，已经为包括福田汽车、梅赛德斯-奔驰、贝壳找房等在内的众多知名企业提供服务。

中通天鸿的主要功能包括智能知识库管理、录音转写、多渠道信息对接、以及丰富的内容模型搭建。其知识库模块支持多种文档类型的导入与管理，结合NLP和大数据技术，提供智能搜索功能，显著提升了客服人员的工作效率。系统还支持智能推荐、拼音联想和错字纠正等功能，使知识获取更加精准。

该工具的优势在于其强大的集成功能与用户友好的操作界面，特别是在客服场景下的应用效果尤为突出。中通天鸿的知识库功能能够高效整合企业已有的知识内容，减少重复工作，同时其多渠道支持确保信息能够统一管理，方便企业从多个平台获取和利用知识。

中通天鸿的知识库管理系统适用于各类需要大规模处理客户咨询的企业，尤其是那些注重客服质量和效率的公司。它适合应用在金融、通信、物流、房地产等多个行业。

【官网：https://www.icsoc.net/knowledge.html】

6.Tower

Tower 是一款由国内知名企业构建的项目管理和文档管理工具，专为团队协作和项目文档管理而设计。作为一款简洁高效的工具，Tower 已在国内市场占据了一定的地位，广泛应用于各类企业，特别是注重团队协作和文档管理的项目团队。

Tower 的主要功能包括任务管理、文档协作、文件版本控制、团队沟通和项目进度跟踪。用户可以通过 Tower 轻松创建和管理项目文档，实时跟踪文档的修改历史，并与团队成员进行无缝协作。工具内置的搜索功能，帮助用户快速查找相关文档和信息，确保项目文档的高效管理。

Tower 的优势在于其简洁直观的用户界面和强大的协作功能。它将任务管理与文档管理无缝整合在一起，减少了团队在多个工具间切换的时间，提升了工作效率。此外，Tower 提供灵活的权限设置，确保每个团队成员只能访问和编辑与自己相关的文档，极大地保障了数据的安全性。

Tower 适用于各类企业，尤其是中小型企业和创业团队。它特别适合需要高度协作的团队，如软件开发团队、设计团队以及需要密切跟踪项目进度和文档版本的企业。Tower 能够帮助这些团队更高效地管理项目，确保文档始终处于最新状态。

【官网：https://tower.im】

7.知因智慧

知因智慧成立于2016年，总部位于北京。公司以人工智能、大数据和知识图谱为核心技术，为金融机构和产业机构提供智能化的解决方案，帮助企业在复杂的金融环境中实现精准决策。知因智慧在市场中占有一席之地，凭借其强大的技术团队和行业经验，迅速发展成为业内的知名企业。

知因智慧的主要功能包括知识库管理、智能风控、数据治理和企业洞察。通过利用先进的AI技术和知识图谱，知因智慧的知识库管理工具能够高效地收集、整理和分析企业内外部的各类数据，帮助企业快速搭建知识库，优化决策流程。

知因智慧的优势在于其深厚的技术积累和对金融行业的深入理解。公司核心团队来自国内外顶尖科技企业和知名科研院所，具有丰富的行业经验和技术背景。知因智慧的知识库管理工具不仅功能强大，而且灵活性高，能够根据客户需求进行定制，满足不同行业的特殊需求。

知因智慧的知识库管理工具特别适合金融机构、大型企业以及有复杂数据需求的行业用户。这些用户需要处理大量的非结构化数据，并且对数据的精准性和实时性有较高要求。

【官网：www.knowlegene.com】

8.SharePoint

SharePoint 是微软旗下的一款强大且广泛使用的企业级知识管理软件，特别适合用作文档管理和知识库管理平台。作为市场领导者，SharePoint 拥有强大的企业实力和深厚的市场地位，广泛应用于各类组织，帮助他们创建安全的网站，用于存储、组织、分享和访问信息。它能够无缝整合到微软 365 生态系统中，使其成为全球许多企业的首选平台。

SharePoint 提供了丰富的功能，包括集中式的基础架构来创建和管理企业关键文档和知识库。它的直观界面支持轻松导航、文件搜索、多种搜索过滤器，以及拖放功能，极大地提升了用户体验。此外，SharePoint 的未来可扩展性使得它能够应对日益增长的企业数据需求，同时确保数据存储的安全性。

其主要优势在于强大的文档管理能力、与微软其他产品的无缝集成以及高度定制化的知识管理功能。它支持复杂的权限管理和访问控制，为企业提供了多层次的安全保障。此外，SharePoint 还具备出色的扩展性，可以根据企业的特定需求进行调整和扩展。

SharePoint 非常适合那些需要集中管理大量文档和信息的企业，尤其是在跨部门协作和知识共享方面具有较高需求的组织。无论是为员工提供学习资源，还是为客户提供技术支持，SharePoint 都能满足各种规模企业的需求。

【官网：https://www.microsoft.com/sharepoint】

二、中小型互联网企业在文档管理中常见的挑战及应对策略

中小型互联网企业在文档管理中常常面临信息碎片化、版本混乱和权限管理等挑战。

由于缺乏系统的文档管理策略，信息往往分散在不同的工具和平台中，导致查找起来困难重重。解决这个问题的关键是选择一款能够集中管理文档的工具，同时培养团队的良好使用习惯。

版本混乱也是一个常见的问题。多人协作时，不同版本的文档容易混淆，尤其是在没有明确的版本控制机制时。使用具有版本控制功能的工具可以帮助团队避免这种困扰。这些工具不仅能自动保存每次修改，还能让你随时回溯到之前的版本，确保信息的准确性和一致性。

最后，权限管理是另一个不容忽视的挑战。随着企业规模的扩大，确保信息的安全性和访问的合规性变得愈发重要。有效的权限管理策略可以防止敏感信息的泄露，同时确保每个团队成员只接触到他们需要的信息。使用支持详细权限设置的工具，并定期审查权限分配，是确保信息安全的有效途径。

三、如何判断哪款文档知识库工具最适合中小型互联网企业

明确企业的需求：中小型企业的资源通常有限，因此工具的成本效益显得尤为重要。考虑你的团队规模，日常文档的数量，甚至是未来的增长潜力。工具的扩展性和适应性直接影响长期使用体验。如果一个工具在团队规模扩展时无法跟上步伐，可能会导致额外的开销和麻烦。
易用性：对于中小型互联网企业来说，团队成员可能不具备复杂的技术背景。因此，选择一个简单直观的工具，可以减少学习曲线，提高工作效率。如果一个工具需要大量的培训时间或复杂的设置，可能就不太适合你。这些工具应该帮助团队，而不是增加额外的工作负担。
支持与服务：中小型企业通常没有专门的技术支持团队，因此一款提供良好客户服务的工具更值得考虑。无论是在线帮助文档，还是快速响应的客户支持，良好的支持系统可以帮助你在遇到问题时迅速解决，避免业务中断。

四、当前文档知识库管理工具的发展趋势是什么

随着技术的不断进步，文档知识库管理工具也在不断演变。目前，云端化和智能化是两个主要的发展趋势。越来越多的工具开始向云端迁移，这使得企业无需担心服务器维护和数据备份等问题。通过云端，团队成员可以随时随地访问文档，这在当前远程办公成为新常态的情况下，尤为重要。

智能化也是文档知识库发展的另一大趋势。人工智能和机器学习技术正逐渐被集成到文档管理工具中。通过这些技术，工具可以自动分类、标记文档，甚至能根据员工的行为模式推荐相关内容。这些智能化的功能可以大大提升工作效率，帮助员工更快地找到所需的信息。

此外，越来越多的文档管理工具开始强调用户体验和界面设计。与过去功能繁重但操作复杂的工具相比，新一代工具更加注重简洁和易用性。无论是初创企业还是中小型企业，都更倾向于选择那些界面友好、操作简单的工具。这一趋势反映了市场对更高效、更人性化的工具需求。

总结

总结来看，中小型互联网企业在选择和管理文档知识库工具时，面临着多种挑战，但同时也有众多优秀的解决方案可以帮助他们高效应对这些问题。从功能强大的 SharePoint 到灵活易用的知因智慧，每款工具都有其独特的优势，适合不同的使用场景。关键在于明确企业的实际需求，结合工具的成本、易用性和扩展性，做出最适合的选择。