供应链就是采购把东西买进来,生产去加工增值,物流去配送给客户,环环相扣,就形成了供应链。它是将供应商,制造商,分销商直到最终用户连成一个整体的功能网链结构。
而供应链管理就是做好每个环节的管理,完整串联起供应链的一系列工作,如下图:
那如何利用供应链管理系统做好供应链管理?
文中提到的供应链管理系统来自简道云,模板自取,复制即可修改和使用:https://www.jiandaoyun.com
第一步:采购需求申请并进行内部审批
供应链管理的第一步就是明确企业的采购需求,各个部门会根据业务需求、生产计划的原材料需求、办公用品需求或其他日常运营所需的物品。在提出需求后,需进行内部审批流程,以确保需求的合理性和符合预算要求。
供应链管理系统能够提供一个集中化的平台,使得采购需求能够在线提交和审批。通过设定审批流程,系统能够自动将需求发送给相关的审批人员,并在每个审批节点记录审批结果和意见。
第二步:询价比价
采购人员会在供应链管理系统中创建一个询价单,并明确列出所需采购的物品、数量、规格等详细信息。然后系统会自动将询价单发送给之前选定的供应商,要求他们提供报价。
供应商在收到询价单后,会根据自己的成本、市场行情等因素,在供应链管理系统内输入自己的报价信息,并提交给采购人员,系统能够实时接收和显示供应商的报价,使得采购人员可以方便地查看和比较不同供应商的报价。
在收集到所有供应商的报价后,系统会根据预设的比价规则,自动对报价进行汇总和分析。采购人员可以根据系统的比价报告,直观地看到各供应商的报价排名、价格差异等信息,通过价格比对之后,选择性价比更高的供应商。
整个报价流程不仅做到了全程透明,并且效率至少提升300%。
第三步:招标,选择合适的供应商
在确定了采购需求后,下一步是选择合适的供应商进行招标。传统的招标过程通常涉及大量的纸质文件、电话通知和线下会议,效率低下且容易出错。
现在利用供应链管理系统,企业可以实现在线招标和供应商管理。供应链管理系统提供了一个在线平台,使得招标负责人可以方便地创建招标项目、设置招标条件、邀请供应商参与等。供应商可以在线查看招标信息、提交投标文件,并与招标负责人进行实时沟通。供应链管理系统还提供了评标功能,使得评标专家可以在线进行评标和打分,系统能够自动汇总评分结果,并生成评标报告。这种方式不仅提高了招标效率,还降低了人为错误的风险,并确保了招标的公平性和透明度。
第四步:签订合同
在供应链管理中,签订合同是确保双方权益、明确合作细节的重要步骤。
供应链管理系统提供了合同模版,企业可根据业务需求,自定义并保存各类合同模版。当需要签订合同时,只需选择合适的模版,填写必要信息,即可一键生成合同文档,大大减少了手动编制合同的时间和错误率。
合同拟好之后就是合同审批,企业内部各级人员可根据供应链管理系统预设的审批流程,在线上进行合同审批,无需纸质文档流转,提高了审批效率。
此外,供应链管理系统还支持合同文档的存储和检索功能。所有签订的合同都会被系统自动保存,方便企业随时查阅和管理。这种数字化的合同管理方式,不仅提高了管理效率,还降低了合同管理的风险。
第五步:采购订单下发
根据调研,我得知90%的企业依旧在使用传统的方式下发采购订单——人工编写订单,然后通过邮件、微信等方式1对1的传给供应商,但是这种方式不仅效率低下,而且供应商确认订单状态不透明。
而借助简道云的供应链管理系,采购人员只需在系统中填写订单信息,系统便会自动将订单信息通过微信、企业微信、钉钉等即时通讯工具传递给供应商。供应商收到订单后,可在线查看订单详情并打印出订单文档,进行盖章确认后一键完成订单回传。采供双方都能实时查看权限下的订单进度,确保订单信息的准确性和及时性。
这种线上下单和订单回传的方式,不仅提高了订单处理的效率,还减少了人工操作中的错误和遗漏,降低了企业与供应商之间的沟通成本。
第六步 :产品收发货
传统的产品收发货流程:公司接受供应商的各类纸质发货单,然后将发货单分发给不同的业务员,业务员再手动将几千条数据录入到系统中。整个过程不仅费时费力,且存在手工录错和供应商扯皮的问题。
然而在供应链管理系统中,供应商发货时,系统会自动调取未发货明细,供应商只需选择本次发货的明细并提交。系统会自动提醒采购方发货进度,让采购方实时了解货物的发运情况。同时供应商可在系统中自动打印出规定格式的发货单,发货单上带有数据标识二维码,方便仓库扫码录入收货数据。
当货物到达仓库时,仓库人员只需扫描发货单上的二维码,系统便会自动录入本次收货数据。仓库人员核对无误后,即可完成收货操作。这种自动化的收发货流程,不仅提高了仓库的收货效率,还降低了手工录入数据时的错误率,确保了数据的准确性和一致性。
第七步:产品质检
每当有新的物料到达仓库时,仓库人员只需用手机扫描物料上的标识码,供应链管理系统便会自动录入本次质检的明细信息,包括物料名称、数量、批次等。随后,采购人员只需在系统中录入质检结果和合格数量,即可完成质检流程。
在质检过程中,如果发现物料存在质量问题,采购人员可以立即在供应链管理系统中与供应商进行退货协同。通过在线发起退货申请,并经过内部审批流程后,系统会自动将退货信息流转到供应商进行确认。这种方式不仅提高了退货处理的速度,还确保了退货信息的准确性和可追溯性。
对于多次出现质量问题的供应商,采购人员可以在系统中在线发起8D整改报告。该报告基于先进的质量管理理念,要求供应商深入分析质量问题产生的原因,并提出相应的整改措施。供应商完成整改后,需将整改报告提交至系统存档。通过这种方式,企业可以帮助供应商提高质量管理水平,进而提升产品质量。
基于供应链管理系统,原本需要三个业务员负责的质检工作,现在一个业务员即可轻松搞定。这不仅降低了人力成本,还使质检效率直接提升了300%,大大提高了整个供应链的响应速度和竞争力。
第八步:财务对账
很多人会觉得采购方收到货就代表供应链这一流程走完了,并不是的,采购方收到货后还需要进行财务对账。
在供应链管理系统中,采供双方可以实现协同财务对账。具体操作如下:
1、自动生成对账数据:
供应商只需选择对账周期,供应链管理系统便会根据历史未对账数据自动生成对账数据。供应商核对无误后,可一键提交对账数据。
2、打印对账单并盖章上传:
供应商内部初审无误后,可点击供应链管理系统提供的一键打印功能,打印出对账单并加盖公章。随后,供应商将盖章后的对账单扫描或拍照上传至供应链管理系统。
3、完成对账:
企业内部财务人员进行最终核对,确保对账数据的准确性。无误后,审批通过并完成对账。系统会自动将对账结果同步给到供应商,确保双方对账数据的一致性。
4、数据实时透明:
基于供应链管理系统,采购方和供应商都可随时查看历史对账数据。这种数据实时透明的方式,不仅避免了因数据不一致导致的扯皮现象,还提高了双方的信任度和合作效率。
除了上面的业务流程管理,简道云的供应链管理系统还有哪些优势?
1、各类供应商业务预警
简道云的供应链管理系统支持各类业务预警,并可以通过微信、企业微信、钉钉、短信、邮件等多种方式自动提醒供应商。比如公司、产品资质到期预警,交期预警,到货未确认预警等等,并且供应商收到提醒后可以直接进行业务操作,比如更新资质证书、更新交期等等。
企业可以根据自己的需求进行自定义配置,从此避免供应商超时处理重要信息。
2、自主拓展其他供应链模块
对于通用方案没有的供应链模块,我们也可以基于自主搭建能力进行无限拓展,常见的比如物流管理、模具管理、设计协同、材料研发协同等等,也都能实现个性化拓展。
3、支持多系统集成
简道云公共接口功能包含表单接口、数据接口、通讯录接口,简道云Webhook功能包含数据推送、表单推送、消息推送。通过简道云公共接口及Webhook功能,可以对接简道云和外部的其他系统/产品,打通二者间的数据和业务。
例如,对接简道云和用户自己的财务、OA、SAP系统,或者打通第三方产品和简道云之间的数据及流程,从而提高业务效率,促进部门与部门之间、系统与系统之间的协作,避免数据孤岛,让信息化更进一步。
4、操作简单,学习成本低
因为是通过零代码平台搭建的,哪怕员工不懂专业的编码知识,经过简单的培训即可快速上手。而且为避免用户有操作上的问题,简道云会定期更新帮助文档,解决用户问题,同时设有技术人员,随时解决用户疑难。另外,帮助文档中还有多个案例,多种场景的操作流程和最终效果,可以为用户提供新的思路。
综上,我试用了这么多的供应链管理系统,利用简道云平台自主搭建供应链管理系统是对比下来性价比最高的。价格不贵、需求能灵活满足,能自主拓展其他供应链模块,而且操作简单,学习成本低,员工也可快速上手。
以上就是本文的全部内容,希望对大家有所帮助。