两仪生四象——东方青龙（木）、西方白虎（金）、南方朱雀（火）、北方玄武（水）

分别对应标准编写之四象——层次的编写、要素的编写、要素的表述、格式的编排。

今天来分享一下 要素的表述。

        标准的编写就是那么烦人，小到一个标点符号、计量单位和公式，大到格式排布都有非常严格的规范，其目的只有一个——保证“一致性”，标准的一个重要的作用，就是将专业的内容通过被大家一致认可的方式进行传递，就像我们的网络和通讯协议，就是一种最典型的标准化语言。

        然而，这些细微的部分，往往也是最容易被忽略的，我们经常讲“细节决定成败”，但是真正能理解其中含义的人却并不多，关注细节并不是只强调要细心，细致，其本质是高手对决，在大面上的部分已经无法分出高下，那么比拼的就是谁能在深度和细度上略胜一筹，这是其一，其二是在构建基础大框架的时候，那些细微的偏差决定了最终能达到怎样的高度，也就是我们常说的“差之毫厘谬以千里”。所以说关注细节，不只是认真细心那么简单，这是真正的牛人、大咖才能体会的境界！

        废话到此为止，进入正题：

要素的表述

1、条款

• 条款类型分为:要求、指示、推荐、允许和陈述。条款可包含在规范性要素的条文, 图表脚注、图与图 题之间的段或表内的段中。
• 条款类型的表述应使得文件使用者在声明其产品/ 系统、过程或服务符合文件时，能够清晰地识别 出需要满足的要求或执行的指示，并能够将这些要求或指示与其他可选择的条款( 例如推荐、允许或陈 述)区分开来。

2、附加信息

        附 加 信 息 的 表 述 形 式 包 括 : 示 例 、 注 、脚 注 、图 表 脚 注 ，以 及 “ 规 范 性 引 用 文 件 ” 和 “ 参 考 文 献 ” 中 的 文 件清单和信息资源清单、“ 目次”中的目次列表和“索引”中的索引列表等。除了图表脚注之外，它们宜表 述为对事实的陈述，不应包含要求或指示型条款，也不应包含推荐或允许型条款。

3、通用内容

•  文件中某章/ 条的通用内容宜作为该章/ 条中最前面的一条。根据具体的内容，可用“ 通用要求”通 则” 概述”作为条标题。
• 通用要求用来规定某章/ 条中活及多条的要求，均应使用要求型条款。通则用来规定与某章/ 条的 共性内容相关的或涉及多条的内容，使用的条款中应至少包含要求型条款，还可包含其他类型的条款。 概述用来给出与某章/ 条内容有关的陈述或说明，应使用陈述型条款，不应包含要求、指示或推荐型条 款。除非确有必要，通常不设置“概述”。

4、条文

• 汉字和标点符号

文件中使用的汉宇应为规范汉字，使用的标点符号应符合GB/ 工15834的规定。

• 常用词的使用

a、 “遵守”和“ 符合”用于不同的情形的表述。遵守用于在实现符合性过程中涉及的人员或组织采 取 的 行 动 的 条 款 ，符 合 用 于 规 定 产 品 / 系 统 、过 程 或 服 务 特 性 符 合 文 件 或 其 要 求 的 条 款 ，即 需 要 “ 人 ” 做 到 的用“ 遵守” ，需要“ 物” 达到的用“ 符合”。
示例 1:洗涤物的含水率应符合表× 中的给定。
示例2 :文件的起草和表述应遵守......的规定。

b、“尽可能24 尽量” 考虑”(“优先考虑”“ 充分考虑”)以及“避免” 慎重”等词语不应该与“应”一起

使用表示要求，建议与“宜”一起使用表示推荐。

c、“通常”“ —般”“原则上”不应该与“应”“不应”一起使用表示要求,可与“宜”“不宜”一起使用表 示推荐。

d、可使用“......情况下应......”“只有/仅在......时,才应......”“根据...•...情况，应......”除非• ...• 特殊情況，不应......”等表示有前提条件的要求。前提条件应是清楚、明确的。

• 全称、简称和缩略语

1. 文件中应仅使用组织机构正在使用的全称和简称(或原文缩写)。
2. 如果在文件中某个词语或短语需要使用简称，那么在正文中第一次使用该词语或短语时, 应在
3. 其后的圆括号中给出简称, 以后则应使用该简称。
4. 示例:......公共信息图形符号( 以下简称“ 图形符号” )。
5.  如 果 文 件 中 未 给 出 缩 略 语 清 单 ( 见 8 . 8 ) ，但 需 要 使 用 拉 丁 字 母 组 成 的 缩 略 语 ，那 么 在 正 文 中 第 一次使用时，应给出缩略语对应的中文词语或解释，并将缩略语置 于其后的圆括号中, 以后则应使用缩 略语。
6. 拉丁字母组成的缩略语的使用官慎重，只有在不引起混淆的情况 下才可使用。
7. 缩略语宜由大写拉丁字母组成，每个字母后面没有下脚点( 例如DN A)。由于历史或技术原因，个 别情況 下约定俗成的缩略语可使用不同的方式 书写。

• 数和数值的表示

1. 表 示 物 理 量 的 数 值 ，应 使 用 后 跟 法 定 计 量 单 位 符 号 的 阿 拉 伯 数 宇 。
2. 数字的用法应遊守GB/工15835的规定。

• 尺寸和公差

1.  尺寸应以无歧义的方式表示。示例:80 mmX25 mmX50 mm[ 不写作80×25×50 mm或(80 ×25×50) mm]
2. 公差应以无歧义的方式表示, 通常使用最大值、最小值、带有公差的值或量 的范围值。
3. 为了避免误解，百分率的公差应以正确的数学形式表示。
4. 平面角宜用单位度(°)表示。

• 数值的选择

（1）极限值
对 于 某 些 用 途 ， 有 必 要 规 定 极 限 值 ( 最 大 值 / 最 小 值 )。 通 常 一 个 特 性 规 定 一 个 极 限 值 ， 但 有 多 个 广 泛使用的类别或等级时，则需要规定多个极限值。

（2） 选择值
对于某些目的，特别是品种控制和接又的目的，可选择多个数值或数系。适用时，应按照GB/ T321 ( 进 一 步 的 指 南 见 G B / T 1 9 7 6 3 和 G B / T 1 9 7 6 4 ) 给 出 的 优 先 数 系，或 按 照 模 数 制 或 其 他 决 定 性 因 素 选 择 数值或数系。对于电工领域，IEC 指南103 给出了推荐使用的尺寸量纲制。 当试图对一个拟定的数系标准化时, 应检查是否有现成的被广泛接 受的数系。 选择优先数系时，宜注意非整数(例如，数了.15)有时可能带来不便或规定了不必要的高精度。这种 情 况 下 ，需 要 对 非 整 数 进 行 修 约 ( 见 G B / 丁 1 9 7 6 4 ) 。 宜 避 免 由 于一 个 文 件 中 同 时 包 含 了精 确 值 和 修 约 值，而导致不同的文件使用者选择不同的值。

（3） 量 、单 位 及 其 符 号
文件中使用的量、单位及其符号应从GB/ T3101、GB/ T3102(所有部分)、ISO 80000(所有部分)和 IEC80000(所有部分)以及GB/ T14559、TEC60027(所有部分)中选择并符合其规定。进一步的使用规 则见 G B 3 100 。

• 引用和提示

        在起草文件时，如果有些内容已经包含在现行有效的其他文件中并且适用 ，或者包含在文件自身的 其 他 条 款 中 ， 那 么 应 通 过 提 及 文 件 编 号 和 / 或 文 件 内 容 编 号 ( 见 9 . 5 . 3 ) 的 表 述 形 式 ，引 用 、 提 示 而 不 抄 录 所需要的内容。这样可以避免重复造成文件间或文件内部的不协调 、文件篇幅过大以及抄录错误等。

        对于在线引用文件，应提供足以识别和定位来源的信息。为确保可追溯性，宜提供所引用文件的第 一手来源。信息应包括访问引用文件的方法和完整的网址，并与来源中给出的标点符号和大小写字母 相 同 ( 见 G B / T 7 7 1 4 、I S O 6 9 0 )。

• 附录

        附录用来承接和安置不便在文件正文、前言或引言中表述的内容，它是对正文、前言或引言的 补充或附加，它的设置可以使文件的结构更加平衡。附录的内容源自正文、前言或引言中的内容。当正 文规范性要素中的某此内容过长或属于附加条款, 可以将 一些细节或附加条款移出，形成规范性附录。 当文件中的示例、信息说明或数据等过多，可以将其移出，形成资料性附录。
         规 范 性 附 录 给 出 正 文 的 补 充 或 附 加 条 款 ; 资 料 性 附 录 给 出; 有 助 于理 解 或 使 用 文 件 的 附 加 信 息 。 附 录 的 规 范 性 或 资 料 性 的 作 用 应 在 目 次 ( 见 8 . 2 ) 中 和 附 录 编 号 之 下 标 明 ( 见 9 . 6 . 2 ), 并 且 在 将 正 文 、前 言 或引言的内容移到附录之处还应通过使用适当的表述形式子以指明，同时提及该附录的编号。

• 图

        图是文件内容的图形化表述形式。当用图呈现比使用文字更便于对相关内容的理解时，宣使 用图。如果图不可能使用线图来表示，可使用图片和其他媒介。
        在将文件内容图形化之处应通过使用适当的能愿动词或句子语气类型(见附录C)指明该图所 表示的条款类型，并同时提及该图的图编号。
示 例 1 :... ... 的 结 构 应 与 图 2 相 符 合 。
示 例 2 :... ... 的 循 环 过 程 见 图 了。
        文件中各类图形的绘制需要遊守相应的规则。以下列出了有关的国家标准:
- 机 械 工 程 制 图 :G B / T 1 1 8 2 、 G B / T 4 4 5 8 . 1 、 G B / T 4 4 5 8 . 6 、 G B / 工 1 4 6 9 1 ( 所 有 部 分 ) 、 G B / T 1 7 4 5 0 、 ISO 128-30 、TSO 128- 40、ISO 129(所有部分);
- 电 路 图 和 接 线 图 : G B / 5 0 9 4 ( 所 有 部 分 ) 、G B / T 6 9 8 8 . 1 、G B / T 1 6 6 7 9 ;
流程图:GB/ T1526。

• 表

        表是文件内容的表格化表述形式。当用表呈现比使用文字更便于对相关内容的理解时，宜使 用表。
注:通常表的表述形式越简单越好，创建几个表格比试图将太多内容整合成为一个表格更好。
         在将文件内容表格化之处应通过使用适当的能愿动词或句子语气类型( 见附录C) 指明该表所 表示的条款类型，并同时提及该表的表编号。
示例1:...• 的技术特性应符合表?给出的特性值。
示例2:......的相关信息见表2。
        不 准 许 将 表 再 细 分 为 分 表 ( 例 如 将 “ 表 2 ” 分 为 “ 表 2 a ” 和 “ 表 2 6 ” ) ，也 不 准 许 表 中 套 表 或 表 中 含 有带表头的子表。

• 数学公式

        数学公式是文件内容的一种表述形式，当需要使用符号表示量之间关系时宜使用数学公式。

        数学公式应以正确的数学形式表示。
        数学公式通常使用量关系式表示, 变量应由字母符号来代表。除非已经在“符号和缩略语”(见8. 8) 中列出，否则应在数学公式后用“式中:”引出对字母符号含义的解释。

• 示例

        示例属于附加信息，它通过具体的例子帮助更好地理解或使用文件。示例宜置于所涉及的章 或条之下。
         每个章、条或术语条目中:只有 一个示例时，在示例的具体内容之前应标明“示例:”，有多个示 例时，宜标明示例编号，在同一章( 未分条)、条或术语条目中示例编号均从“示例1”开始，即“示例1:” “ 示 例 2 :” 等 。
        示例不宜单独设章或条。如果示例较多或所占篇幅较大，尤其是作为示例的多个图或多个表， 宜 以 “ ... ... 示 例 ” 为 标 题 形 成 资 料 性 附 录 。 这 种 情 况 下 ，不 宜 每 个 示 例 、 每 个 图 或 每 个 表 均 各 自 编 为 单 独 的附录。
        如果给出的示例与编排格式有关或者易于与文中的条款相混淆，可将示例内容置于线框内。

• 注

        注属于附加信息，它只给出有助于理解或使用文件内容的说明。按照注所处的位置，可分为条 文中的注、术语条目中的注、图中的注和表中的注。条文中的注宜置 于所涉及的章、条或段之下。术语 条 目 的 注 应 置 于 示 例 ( 如 有 ) 之 后 ( 见 8 . 7 . 3 . 1 )。 图 中 的 注 应 置 于 图 题 和 图 脚 注 ( 如 有 ) 之 上 。 表 中 的 注 应 置 于 表 内 下 方 ，表 脚 注 之 上 。
        每个章、条、术语条日、图或表中:只有一个注时，在注的第一行内容之前应标明“注:”，有多个 注时,应标明注编号，在同 一章(末分条)或条、术语条目、图或表中注编号均从“注1:”开始，即“注1:” “ 注 2 : ” 等 。 (9 . 7 . 5 中 给 出 了 图 中 的 注 的 示 例 , 9 . 8 . 5 中 给 出 了 表 中 的 注 的 示 例 )

• 脚注

        条文脚注属于附加信息，它只给出针对条文中的特定内容的附加说明。条文脚注的使用宜尽可能 少。条文脚注应置于相关页面左下方的细实线之下。

        条文脚注编号应从“前言”开始、全文连续，编号形式为后带半圆括号从1 开始的阿拉伯数字，即 1） 、2)、3)等。在条文中需注释的文字、符号之后应插人与脚注编号相同的上标形式的数字¹、²、³、等标 明 脚 注 。 特 殊 情 况 下 ，例 如 为 了 避 免 与 上 标 数 字 泥 淆 ， 可 用 一 个 或 多 个 星 号 ，即* 、 * *、*** 代 替 条 文 脚 注的数字编号。

        图表脚注与条文脚注的编写遵守不同的规则。图脚注应置于图题之上，并紧跟图中的注。表脚注 应置于表内的最下方，并紧跟表中的注。与条文脚注编号不同，因表脚注编号应使用从“ a”开始的上标 形式的小写拉丁字母，即°” 、等。在图或表中需注释的位置应插人与图表脚注编号相同的上标形式的 小写拉丁字母标明脚注。每个图或表中的脚注应单独编号。(9. 7. 5 中给出了图脚注的示例, 9. 8. 5 中给 出了表脚注的示例)
        图表脚注除给出附加信息之外，还可包含要求型条款。因此，编写脚注相关内容时, 应使用适当的 能愿动词或句子语气类型( 见附录C) ，以明确区分不同的条款类型。

• 其他规则

（1）商品名和商标的使用
        在文件中应给出产品的正确名称或描述, 而不应给出商品名或商标。特定产品的专用商品名或商 标，即使是通常使用的，也宜尽可能避免。如果在特殊情况下不能避免使用商品名或商标, 应指明其性 质。例如对于注册南标用符号®指明，对于商标用符号TM指明。
示 例 : 用 “ 聚 四 氟 乙 烯 ( P T F E ) ” , 而 不 用 “ 特 氟 纶 回” 。

        如果适用某文件的产品目前只有一种，那么在该文件中可以给出该产品的商品名或商标，但应附 上 如下脚注:
“ × ）…… [ 产 品 的 商 品 名 或 商 标 了... • ... 是 由 ... ... [ 供 应 商 〕 ... ... 提 供 的 产 品 的 [ 商 品 名 或 商 标 〕 。 给 出 这 一 信 息 是 为 了 方 便 本 文 件 使 用 者 ，并 不 表 示 对 该 产 品 的 认 可 。 如 果 其 他 产 品 具 有 相 同 的 效 果 , 那 么 可使用这些等效产品。”
        如果由于产品特性难以详细描述,而有必要给出适用某文件的市售产品的 一个或多个实例,那么可 在如下脚注中给出这些商品名或商标。
        “ × ... 「产 品 ( 或 名 个 产 品 )的 商 品 名 ( 或 多 个 商 品 名 ) 或 商 标 ( 或 多 个 商 标 )7 ... ... ... 是 适 合 的 市 售 产品的实例( 或多个实例)。给出这一信息是为 了方便本 文件使用者，并不表示对这一( 这些) 产品的 认可。”
（2）专利
文件中与专利有关的事项的说明和表述应遵守附录D 的规定。

（3）重要提示
特殊情况 下，如果需要给文件使用者一个涉及整个文件内容的提示( 通常涉及人身安全或健康)，以 便引起注意，那么可在正文首页文件名称与“ 范围”之间以“重要提示:”或者按照程度以“危险:”“警告:” 或 “ 注 意 :” 开 头 ，随 后 给 出 相 关 内 容 。 在涉及人身安全或健康的文件中需要考虑是否给出相关的重要提示。
 

---

关注“实验元”老李，共享质量数字化成果，让一切变得简单（latteinfo.com)!