许多企业都面临着同时进行多个项目的情况，因此项目经理经常需要管理多个项目。多项目管理的难点不仅在于项目数量增加，还在于资源分配不均、难以监控多个项目进度以及复杂的沟通协作。

一、从项目经理的角度分析

首先，要把握高效项目管理的几个要点：

1、明确且达成共识的项目目标

确保每项工作都是为了实现这个目标做出贡献。

2、细化任务分解

重点是将每个子任务的时间控制在一周以内，明确子任务的目标、时间点和交付物。

3、合理分配有时间保障且有能力执行的资源

有些项目虽然分配了资源，但不能保证资源能够有效投入，这是项目进展受阻的重要原因。

4、每日和每周检查项目进展和提交物

关于如何高效地开展小组会议的问题，可以在知乎上找到一些建议。

5、根据检查情况调整任务目标、资源和进度，并修改计划

这个考验着项目经理的能力水平。

二、需要满足以下硬件条件：

1. 规范化和流程化

为每项工作制定规范（虽然第一次建立比较麻烦，但是一旦建立了有效的流程和规范，对于将来复制成功的项目有很大的好处，能够提高工作效率并降低资源能力的门槛）。特别需要注意设计、测试和配置管理的配合，早期开始文档手册的工作。

2. 遵循配置管理规范

通过硬件平台和配置管理来保证项目团队能够有效协作，减少人工干预环节。

三、具备必要的软件条件：

1、有效沟通

确保每个人都清楚自己的任务是什么。特别是对于新成员，他们往往在没有听明白要求的情况下硬着头皮去完成任务，因为他们怕丢面子。

2、能力培训

对于不能胜任工作的人，提供辅导和培训。不要将任务分配给没有能力完成的人。如果团队成员拿到不能胜任的工作，他们容易磨洋工，并且感受不到成就感。因此，将合适的任务分配给合适的人非常重要。

在多项目管理中，关键是如何保证资源的有效投入。在项目团队中，不要让一个人同时参与多个项目，否则会降低项目效率。

同时进行多个项目时，还需要明确项目的主次，并抓住每个项目目前阶段的要点和最大的风险，提前想好应对措施。

从项目成员角度来看

对于项目团队成员来说，如果同时有多个项目并行，他们需要学会管理自己的时间。

例如，在软件开发类的多个项目并行中，每个项目所处阶段可能不尽相同。有些项目处于需求阶段，有些处于设计阶段，有些已经提交测试并在修改BUG，有些在维护代码。总之，他们需要掌握自己的生物钟，规律工作时间，并分配合适的工作。

1、了解自己的生物钟，规划工作时间

知道什么时间最有创造力，什么时间最有效率，什么时间容易疲劳，然后根据这些规划工作时间。

2、为设计阶段的项目留出连续且高效的时间

设计阶段需要连贯的思路，被打断后重新捡起来比较困难，因此需要保证连续且高效的工作时间。

3、每天固定时间处理BUG和维护代码

处理BUG需要和测试人员交流，因此尽可能选择在疲劳和容易被打断的时间来处理，例如下午4点到下班前。

4、下班前10-30分钟通常用于开会

5、不要过度依赖记忆力

将完成的工作一个一个记录下来，如果可能，记录当时的思考过程。例如同时进行两个设计活动时需要频繁切换思路，记录每个要点，以便在切换到另一个工作时快速浏览之前的工作。这对于琐碎和跳跃性的工作非常有用，例如代码维护。

6、思考不同项目之间是否存在共性

如果存在共性，则提取可复用的部分并独立成可复用模块。

7、按照工作优先级排序

按照重要且紧急的、紧急的、重要的顺序排列。具体排序根据任务情况自行考虑。总之，80%的时间应该用于完成重要的任务，20%的时间用于其他或紧急任务，不要本末倒置。

最后，项目进度的控制应该考虑到对整个项目的贡献，而不是个人的重要性。因此，确保每项工作都是为实现项目目标做出贡献是非常重要的。

备考资料分享如下：