项目管理中的进度管理是规划、制定、控制和监控项目时间表的过程，确保任务和活动按时完成。

假设你是一名项目经理，带着团队组织一场备受瞩目的音乐节。精确的时间安排是关键。你需要确保演出者准时到达并按计划表演，所有供应商都准备就绪，安保人员到位。你可能会遇到一些问题，如音响设备车延误了、某位演出者无法到场而你需要在最后一刻换人等等。

优秀的项目经理必须随时了解正在发生的事情。通过有效的进度管理，你就能巧妙地驾驭这些障碍，做出必要的调整，保持顺畅的音乐节体验，最终成功举办一场令人难忘的活动。

如何创建项目进度表

进度管理的主要工具是项目进度表。项目进度表是一个详细的时间表，概述了完成项目所需的任务、活动和里程碑。它可以帮助你计划、跟踪和管理项目资源和活动，确保项目按时完成。

1. 确定项目范围

项目范围是一份详细清单，明确列出了项目包括的内容（以及不包括的内容）：所有可交付成果、任务、技术要求和客户期望。只有准确了解了项目的内容，才能开始制定项目进度表，从而计算出项目需要多长时间。

2. 创建任务清单

接下来，你需要将项目分解成可以分配给项目团队的小任务。在项目管理软件中完成这项工作会简单得多。

3. 确定任务依赖关系

任务依赖关系是指任务之间的逻辑关系。例如，设想你正在规划一个建筑项目。在浇筑地基之前，你需要挖掘需建造的场地。因此，"地基浇筑 "任务将取决于 "场地挖掘 "任务的完成。这就是任务依赖关系，在创建项目进度表时需要考虑到这一点。

4. 设定项目里程碑

对大多数项目来说，在最终截止日期前添加额外的检查点（称为项目里程碑）是很有意义的。这将有助于及时发现和解决任何延误。

5. 分配任务

考虑每个团队成员的个人能力，在项目团队中分配任务列表。通过8Manage PM项目管理软件，你可以使用 "工作量视图 "来关注团队的工作量，确保每个人都不会承担过多的工作负荷。

6. 监控和评估进度表

制定好时间表后，就需要密切关注进度。毕竟，项目管理最好的办法就是防患于未然。8Manage PM软件的实时仪表板是鸟瞰项目的好方法，可以确保你的项目正常进行。

确定项目里程碑和截止日期

在整个项目过程中设定多个里程碑和截止如期是个好主意，这样可以确保你的进度不偏离计划基线太多。

里程碑是项目中的重要时刻，比如，你的团队完成了一组可交付成果。设定里程碑有助于将复杂的项目分解成易于管理的部分。

截止日期则是必须完成某些任务或里程碑的具体日期，可以营造紧迫感和责任感。

你应该在项目进度表中记录这些里程碑和截止日期，这样就可以轻松监控自己是否跟上了进度。

监控项目进度

进度管理不是一劳永逸的事情。 如果你想让团队按部就班地开展工作，就需要对照基线持续跟踪项目的实际进度，找出任何偏差。

定期更新和状态报告可以帮助整个团队随时了解项目的健康状况，发现潜在的风险或延误，并做出明智的决策，使项目按计划进行。

密切关注进度表不仅有助于按时完成项目，还提供了优化资源分配的机会。例如，如果你发现一名团队成员进度落后，不妨将他的部分任务重新分配给其他同事，这样团队就能赶上整体进度。

处理进度延误和变更

作为项目经理，要做好进度管理，就必须在出现问题时做出有效反应。如果发现自己已经偏离了进度基线，该怎么做呢？

① 找出根本原因：首先找出造成延误的原因，防止以后再次出现同样的问题。

② 评估影响：这次延误的影响有多大？有些延误会对里程碑和截止日期的实现产生重大影响，有些则不会有太大影响。

③ 保持透明：变化是正常的，隐瞒延误只会让事情变得更糟。相反，让所有利益相关者了解延误，让他们可以相应地调整计划。

④ 更新进度表：与项目团队沟通，根据新信息制定新的更新计划。是否需要跳过特定任务？是否需要更多资源？现在你有机会让一切回到正轨。

⑤ 记录变更和决定：记录发生了什么、为什么发生以及如何应对。这对未来的项目很有帮助，也能让每个人都负起责任。

⑥ 从错误中吸取教训：对延迟做出了应对后，一定要与项目团队讨论清楚，以便下次可以做得更好。

使用什么软件来监控项目进度？

几年前，项目经理依靠 Excel 工作表和甘特图等工具来管理项目进度。但这些工具现在看来已经过时了。首先，它们不太适合与项目团队沟通。其次，如果某些事情发生延迟，必须手动通知所有相关人员。

如今，有一种更好、更智能的方法——借助项目管理软件解决方案。通过结合协作功能和经过验证的流程，8Manage PM**项目管理软件**可以使规划和跟踪项目进度、项目安排工作变得更容易。