【档案专题】八、电子档案鉴定与销毁

导读：主要针对电子档案鉴定与销毁相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

1、定义

2、定义和分类

2.1 按鉴定工作内容划分

2.1.1 价值鉴定

2.2.2 技术鉴定

2.2 .按鉴定工作阶段划分

2.2.1 归档鉴定

2.2.2 期满鉴定

2.2.3 进馆鉴定

3、电子档案价值鉴定

3.1 价值鉴定方法

3.2 鉴定工作要求

4、电子档案技术鉴定

4.1 真实性鉴定

4.2 完整性鉴定

4.3 可用性鉴定

4.4 安全性鉴定

5、电子档案销毁

5.1 销毁登记

1、定义

电子档案鉴定定义电子档案鉴定是指对电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其保存价值等，是对电子档案价值和技术的双重鉴定。

2、定义和分类

2.1 按鉴定工作内容划分

2.1.1 价值鉴定

价值鉴定又称作内容鉴定、内容价值鉴定或内容分析，是指根据电子当案自身状况和信息内容来确定电子档案的价值和保管期限。即根据电子当案所含信息的有用性和社会需求鉴定电子档案的实用价值和历史意义,并在此基础上确定其保管期限。

2.2.2 技术鉴定

对电子档案真实性、可靠性、完整性和安全性各方面状况进行全面检查，确保电子档案技术状况能够支持其被获取并实现档案价值。技术鉴定具体内容包括检查评估电子档案是否符合真实性内涵要点,电子档案及其元数据是否符合完整性要求，电子档案、载体、应用软件是否符合可用性要求，电子档案是否存在安全性缺陷等。

2.2 .按鉴定工作阶段划分

2.2.1 归档鉴定

归档鉴定是在电子数据(文件 )形成后，鉴别判定其是否纳人收集生档范围、确定保管期限，并确认其真实性、完整性、可用性、安全性的过程归档鉴定由组织机构完成，要求完整系统地保存反映本单位管理活动的历史面貌、满足单位各项管理工作需要的档案，为本单位建立结构合理的样案全宗，并为档案馆积累与提供对国家和社会有保存价值的档案奠定基础。

2.2.2 期满鉴定

期满鉴定又称作存毁鉴定，是组织机构或档案馆对保管期限届满的电子档案根据其来源、反映的职能作用、利用价值等进行鉴别，判定仍有绍续保存价值的部分予以保存并确认其真实性、完整性、可用性、安全性不具有继续保存价值的部分予以销毁的过程。期满鉴定要求遵循精练与销相统一、保存价值与利用价值兼顾、社会效益与经济效益并重的原则不断优化、提升档案资源质量。

2.2.3 进馆鉴定

进馆鉴定是在档案馆接收电子档案时进行的，鉴别判定电子档案是否属于进馆范围，并确认其真实性、完整性、可用性、安全性的过程。

3、电子档案价值鉴定

3.1 价值鉴定方法

职能能鉴定法主要通过制定、实施电子档案保管期限与处置表的形式开展，包括制定电子档案保管期限与处置表、将电子档案保管期限与处置表植入系统、依托系统开展自动或半自动鉴定处置工作等步骤。

电子档案保管期限与处置表制定完成后，应当根据系统部署情况在业务系统或电子档案管理系统中开发自动或半自动鉴定处置模块，将电子档案保管期限与处置表的归档范围、保管期限、处置触发条件或事件、处置行为等要求植人系统。需要强调的是，将电子档案保管期限与处置表植人系统，并不是在系统中保存一份电子档案保管期限与处置表，而是要根据电子档案保管期限与处置表内容开发、配置鉴定处置模块，通过关键词匹配等方式实现系统的自动或半自动鉴定处置工作。

电子档案保管期限与处置表植入系统后，文件办结后应当自动进行归档鉴定，判断是否纳人归档范围并对纳人归档范围的电子档案提出保管期限建议或直接赋予保管期限。对于保管期限届满的电子档案，系统应当自动提示用户开展鉴定处置工作，也可以根据设定条件自动触发鉴定处置工作作流程，正式开展期满鉴定或进馆鉴定工作。

3.2 鉴定工作要求

4、电子档案技术鉴定

4.1 真实性鉴定

真实性鉴定是鉴别确认电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况是否相一致。

电子档案来源是否可信。检查电子档案是否来自特定机构或个人安全可靠的系统或设备，是否符合预先设定的格式标准和模板标准是否能够证明电子档案用意、生成者或发送者、生成或发送时间与既定相符。
电子档案管理程序是否规范。检查电子档案形成与管理全过程是否遵循一定的制度规范，是否存在可能影响电子档案真实性的非法操作。
电子档案内容是否可靠。检查电子档案内容是否与制文目的相符是否符合预期并具有逻辑上的连贯性，能否充分准确反映其所证明的事务活动或事实并作为后续事务或活动的依据。
电子档案固化信息是否有效。检查电子档案是否包含合法有效的数字摘要、电子签名、电子印章、时间戳等信息并通过验证，不存在篡改情况。
电子档案元数据是否与主题和内容相关。检查电子档案元数据是否完备有效，能否通过元数据记录、追溯和审计电子档案管理工作，并且不存在修改、删除元数据等可能影响电子档案真实性的要素。

4.2 完整性鉴定

完整性是鉴别确认电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏变异或丢失。

电子档案构成要素是否完备。检查一份电子档案是否具备完整的内容要素、背景要素和结构要素，构成电子档案的各个组件是否齐全完整。
电子档案元数据是否完备。按照元数据实体概念模型和收集范围要求，检查一份电子档案是否存在档案实体、主体实体、业务实体、授权实体等各类元数据实体;每个实体下元数据项是否齐全完整，每个元数据项内容是否齐全完整。
电子档案组成内容是否完备。按照电子档案分类，检查同一项业务往来电子档案是否应齐全完整，同一机构或问题、同一保管期限、同一年度下电子档案是否齐全完整。
电子档案构成要素、组成内容之间相互联系是否得以保持。检查电子档案构成要素之间、电子档案之间、电子档案与元数据之间的联系是否得以保持。

4.3 可用性鉴定

可用性鉴定是鉴别确认电子档案是否可以被检索、呈现或理解。

电子档案格式是否符合标准。检查电子档案是否选用广泛应用且有开放规范的文件格式，是否存在专有格式或已经过时格式的情况。
电子档案是否被正确识读。检查电子档案是否能够从指定的环境平台获得、是否易于获得，获得的文件是否可以被理解、识别。
电子档案管理系统是否稳定可靠。电子档案管理系统是否满足长期保存需求。
必要电子档案程序是否同时收集。特殊格式电子档案配套的软件数据复杂的关系型数据库的相关数据库、相关的文字材料等是否同时收集，是否存在电子档案无法读取情况。加密电子档案读取密码是否一同保存。

4.4 安全性鉴定

安全性鉴定是鉴别确认电子档案是否管理过程可控、数据存储可靠未被破坏、未被非法访问。

电子档案管理环境是否安全可靠。检查电子档案以及支撑的计算机软硬件环境是否安全可靠，电子档案和载体介质是否携带病者。
电子档案安全措施是否有效。检查是否在加密、访同控制、水墙等技术手段，电子档案在存储、传输和处理过程中是否受到非法访问恶意软件、病毒攻击等威胁。
电子档案管理维护是否及时。检查是否对电子档案进行定期检查和维护，电子档案存在问题是否及时修复或替换。
电子档案备份是否妥善。电子档案是否按照备份策略定期进行备份，是否按照还要散布备份数据到不同的位置，以防止单点故障导致数据丢失。进行备份，是否采取适当的管理措施确保存储设备本身的可靠性和稳定性。
电子档案存储设备是否可靠。检查电子档案存储设备是否稳定可靠，存储介质是否符合标准且物理、化学、生物状况稳定，载体介质运转是否正常。

5、电子档案销毁

电子档案销毁(destruction)是指消除或删除失去价值的电子档案，使之无法恢复的过程。电子档案销毁分为数据销毁和载体销毁。数据销毁是指将失去利用和保存价值的电子档案载体记录的数据内容，通过某种科学方式擦除，使其无法恢复的过程。载体销毁是指将电子档案存储载体连同其上的记录数据通过某种方式使其灭失的过程。

电子档案销毁是电子档案期满鉴定的后置程序。电子档案经过期满鉴定后，应当形成鉴定意见书，对仍需继续保存的档案重新划定保管期限对于确无保存价值的档案纳人销毁范围。电子档案销毁工作主要包括制定方案、实施销毁、销毁登记等工作程序。