组织管理的质量是影响企业运作效率的重要因素之一。今天，本文分享帆软自己是如何用简道云搭建HR系统的。
Tips：本文中的“同学”，是对帆软员工的称呼。本文由帆软人事同学提供。
最初，在帆软的快速成长期，公司聚焦发展，并没有投入太多精力搭建人事系统。那时的系统，刚好可以满足人事同学业务的需求。随着公司体量增长和业务的发展，新场景、新需求浮出水面，HR管理系统的更新迭代已经迫在眉睫。
为了提高人事同学办公效率，优化所有帆软同学的工作体验，我们希望升级一套具备完整的流程闭环、理解成本更低、用户操作更加简单、更完善的底层表单设计等特点的人力资源系统。
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需求分析&系统规划
着手建设系统前，我们开展了需求收集及分析工作。我们将内部用户划分为三类人群（全体同学、业务负责人、HR）分别展开调研、记录需求；与此同时，我们还开展了竞品分析，了解更加灵活的系统底层架构。
为了让迭代更加敏捷，我们选择用简道云重新搭建一套完整且可持续发展的人力资源系统。零代码开发既可以满足当前人事流程的流转和服务于经营管理的需求，又可以满足未来业务发展后的潜在需求。
随后，项目团队初步尝试在简道云上做简单的demo搭建和特定功能的测试验收，并从底层的数据架构到中间层的服务支撑再到用户层的具体功能，逐一开展系统设计。
通过整体规划，我们最终实现了业务需求的落地，而后进行了新系统的落地推广。新系统落地在FineHR、招聘系统、员工自助服务这三个应用中，涵盖了包含组织规划、HC规划、招聘管理、入职管理、人员异动、离职管理、人才档案等多个功能模块。
典型场景
下面通过几个典型场景，介绍系统的搭建逻辑以及实现的效果。
场景一：构建基础人力流程闭环
公司在建设原来的系统时，没有对数据查询链路做很详细的规划。比如在待入职阶段，无法准确定位到同学占用的是哪个HC，因而核对数据不准，影响内部管理效率。
基于整体的设计规划和流程链路，人事团队拉通管理共识，确认了各环节的职责拆分，明确各流程之间的数据流转规则，通过流程表单完成业务流程的搭建，实现流程通知、提醒到人，确保业务流程能够顺利流转。
接下来，通过智能助手和API接口，完成人力资源主数据存储、流程与人力资源主数据之间的数据交互等功能，切实服务于流程的各个场景，进一步提升用户体验和流程效率。通过仪表盘功能，将员工档案呈现在数据看板上。
为了支持各业务团队搭建自己的系统时调用人事数据，团队用简道云的数据工厂、基础表单和关联数据的功能，为公司建设了三张组织&人员&HC的公共服务表单，实现权限管控下的数据可见、可查、可调用。
基础的人力流程闭环，不仅满足了业务实际需求，还实现了人力资源系统系统稳定底层架构的搭建，为后续快速实现新需求夯实了基础。之前常出现的数据错误或疑似无法快速溯源等问题得到彻底解决，组织、人员和HC数据，都能通过不断下钻快速定位到问题的本质，进而辅助人事从技术或者管理层面解决问题。
场景二：ALL in one的数字化员工档案
从前，公司没有设置统一的人事档案查询入口，人事同学需要到各个系统中进行查询，随着系统中搭建的流程表单越来越多，找起来越发困难。
为解决该问题，我们梳理了不同角色对数据需求的不同内容，比如区分为管理者、HR、普通同学等，通过API将尚不在简道云系统的数据接入系统，然后使用智能助手进行基础数据的快速集成。
为了优化体验，我们使用关联查询和按钮功能，将员工档案进一步拓展为管理入口，链接人员异动、信息变更、人员离职等相关的流程，实现管理动作的一键处理。
场景三：多产品融合的自动化面试流程
招聘流程，简单来说就是HR接收到面试官的空闲时间→与候选人约定时间→面试。
如果是线上面试，那么HR会手动发起线上会议，然后微信/短信通知同学，同步通知面试官。此时若出现同学与面试官时间无法协调，则会增加更多的沟通成本。
同时，公司的笔试系统是外部采购的，与招聘流程相互独立，这就有可能导致候选人笔试数据同步延迟，最终影响候选人/面试官/HR的使用体验及工作效率。
随着招聘流程在简道云的全面覆盖，我们意识到，面试流程应打通不同平台之间，减少手工作业，展示更为全面且符合业务流程的信息。
于是，基于招聘面试需求，我们梳理了现在招聘过程中会使用到的产品，如腾讯会议、牛客、showmebug、sendcloud等，对面试流程和笔试流程进行了重构，同步设计实施方案。
我们运用了简道云的数据推送、智能助手、API更新/新建数据等功能，实现通知自动化、数据全面化、实时化，提升了面试质量，减少了信息差，避免HR中间沟通的失误。
如今，无需HR参与，面试官即可在表单中选择候选人，确定面试后就自动生成会议号，自动发送短信及邮件至相关方。候选人信息自动同步至笔试系统，完成笔试后，候选人的笔试报告、分数、完成时间等信息实时回传至简道云招聘系统，大大提升了招聘效率。
场景四：优化流程通知体验
系统上线并非搭建工作的终点，为了让系统真正能被大家用起来，我们需要确保流程能够顺利地流转下去。良好的流程通知体验能让业务用户在每天的信息轰炸中从容地找到相关信息，轻松处理流程。
这里以干部竞聘流程为例，分享我们如何进行通知设计。
通过简道云与企业微信集成，提交【发布竞聘公告】后，简道云流程数据推送至企业微信后台，企业微信自动发送卡片消息给全员，点击可直达报名入口。
通过简道云查询数据的API接口，系统自动在材料截止前5天给报名竞聘的同学发送企业微信文本，并附上提交链接。
由于竞聘答辩的时间地点需要确认后及时通知候选同学，通知时间往往是临时确定的。通过前端事件功能，答辩组织者可以使用按钮功能，测试消息内容后随时推送。
优化后，帆软公司对内的竞聘以及对外的招聘通知全部自动化进行，减免了以往每个环节都需要的人工通知、人工识别通知人、人工编写通知内容、人工催办等动作降低了人工管理成本。系统中预设的标准话术、精美板式，有助于提升雇主品牌形象。
场景五：数据集成
原先，由于人力系统各个模块之间并不打通，在流程中，审批人经常因无法获取全面的信息，需要切换不同窗口或系统处理问题。
基于此，我们设计了标准统一的数据存储结构，尽量符合数据库范式；对各个模块生成关键数据服务表，以备调用。
在应用搭建的过程中，我们简道云获取数据/数据推送的开放功能，整合数据并回传至简道云服务表；接下来通过跨应用表单、多标签页展示、显隐设置等功能，实现对不同人展示不同数据，不同流程展示相关数据，做到了数据透明。
案例小结
帆软人力资源模块累计使用简道云建设管理流程16项、数据看板23张、智能助手396条、主数据表单124张，服务于公司1700余名同学。模块覆盖人力资源管理的人力规划、招聘管理、基础人事、干部管理等相关板块。相对于外采系统，预计每年节省成本不低于40万。
利用简道云统一搭建人事管理系统，一方面，不会出现因外采系统导致的顶层设计混乱的问题；另一方面也避免了后续系统运维和需求变动产生的二次实施成本。
人事部门的核心目标，是通过合理科学的人力资源管理体系，促进组织始终充满活力，助力战略和业务目标的达成。通过简道云，我们自主建设了满足个性化需求的人事各模块系统，打通融合为统一的人事服务平台，高效地支持了我们达成目标。
