海睿思分享 | 企业如何加强采购风险控制

news2024/10/6 8:30:58

企业运营的主要流程,不会因为企业人员规模或者业务规模大小的差异,而出现巨大的差异。千万亿市值的上市公司、不足百人的新兴公司,面对的经营风险本质上不会有明显的区别。今天我们一起分享企业经营管理中常见的风险应对策略。

对于企业而言,从外部采购物资是非常普遍的业务流程,对于加工、制造型企业,原材料物资的采购显得更加重要,直接影响产能和产品质量。利用采购合同保证供需双方的合法权益,是企业普遍采用的一种通用原材料供应风险应对方式。建设高度集成、自动化、可量化的风险控制体系,是企业提升管理效率的首选方案。

策略一、基础规划,完善制度和流程建设

1、体系化的管理制度

通常,企业会制定尽量完善的管理制度体系。全面且设计合理的管理指标体系为业务管理工作的开展明确了标准,为风险控制提供了有力的参考和执行依据。在执行过程中,对管理制度进行定期的评审和优化,是保持管理工作与时俱进的重要手段,也是质量管理体系中提及的重要工作内容。

某企业的采购部门管理制度汇编

2、详细的流程指导

工作流程图的绘制方便业务人员自检,核对业务操作是否合规。对于不常用、不熟悉的业务流程,能够起到很好的提醒作用。同时也能够协助发现风险问题,方便定位风险问题发生的原因。

贴合管理制度的可执行标准操作流程

策略二、主动出击,关键管理逻辑的系统级集成

通过业务系统的接口打通,或者深度数据应用开发。企业可以实现采购订单审批、采购合同生成、合同审核和订单邮件发送的系统化集成。

自动生成法律认可的规范化文件

l 业务系统根据供应商主数据、物料主数据自动选择法务部协助制定和审核的标准合同模板,大大提升了采购流程中合同管理工作的效率。

l 根据采购订单物料行,自动将《物资采购验收标准》作为合同附件发送到供应商,能够确保充分告知供货方物资验收标准,对于预防货物验收过程中常见的因物料质量引发的采购纠纷,提供了重要的沟通依据。

l 根据审批意见自动触发订单邮件,并在收到供应商确认前定期自动确认,是保证需求传递给供应商的重要手段。

策略三、防患未然,预防性风险控制

根据采购物资的本身特性、储运要求、采购途径、金额规模等因素,对采购业务进行合理的类型细分,并针对具体分类差异化制定采购企业标准采购合同范本,能够最大限度避免临时拟定合同引入的风险。

分类细化标准合同范本

策略四、查漏补缺,建设风险监控体系

1、结合制度和规范的风控点设计

传统形式的“风控矩阵”工具,能够标识出风险项目、风险评价的参考规范,记录风险控制工作开展需要参考的管理制度。作为风险问题调研风险监控执行的信息化工具,海睿思大数据平台风险分析模块还提供了风险问题与管理制度直接关联的能力,极大的提升了风控工作数字化水平。

风险分析模块 —— 规章制度库

2、基于统计分析的风险监控能力

“量化风险水平”,一直是风控工作中比较困难的工作目标。面对来自各个业务系统的大量的业务数据,使用Excel工具、手工统计计算的方式,已经难以满足风险控制工作的需求。

针对业务流程,设置监控模型和指标

重建业务流程建模分析海睿思大数据平台提供给风控技术人员的两个重量级工具。

l 业务流程图的绘制能够清晰的展示出业务数据的发生、传递过程。风险点的审计逻辑跃然纸上。

l 风控分析模型能够固化统计计算逻辑,彻底改变了每次分析都是从头来过的现状。

结合两项功能,风控管理人员可以专注与风险问题的识别的审计逻辑的开发,替代了“口口相传”的风空工作开展方式。

3、完善的监控预警功能

业务运营风险往往发生在不经意之间。相对于传统的审计和风控工作,数字化风险控制最大的优势,在于方便的实现了全域、可逻辑触发、周期化、自动化的监控能力

针对关注点设计量化分析模型,系统调度任务完成模型计算,分析结果支持设定报警阈值,突破警戒线自动多手段提醒用户。

借助海睿思大数据平台的任务调度和异常提醒功能,风控人员不必因为风险指标的分析过程复杂冗长而降低风险分析的频次。分析频率的提升,提升了企业发现运营风险的速度,给快速反应、处理风险争取了更多的时间。

风险指标监控

4、风险事件分析跟踪,形成闭环管理

异常情况仅仅引起管理者的注意还不够,我们需要对风险事件的发生原因进行详细的调查。工单分析和管理功能提供了完成风险管理闭环的必要工具。

通过设定,风险提示可以直接触发“风险工单”,管理者可以将工单指派到具体的调研人员。调研人员可以将调研过程反馈到工单管理工具,形成风险控制档案。

风险工单分析

风险工单处理归档

结语

目前,在国家政策发布的导向下,风险控制工作正在逐渐成为企业管理者关注的重点。企业借助海睿思风险监管分析平台,可以快速实现风险发现自动化、风险问题分析追踪系统化、风控管理复盘信息化。

未来,海睿思希望帮助更多企业实现风险控制和管理工作的信息化和数字化,提高风控效率和准确性,减少风险损失,使企业更具竞争力!

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