数字化办公 OA 系统究竟是如何运作的呢？它的核心功能又是如何发挥作用的呢？这篇就以行政 OA 系统为例，从产品视角来深入探讨它是如何运作的。
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01 什么是数字化办公OA系统？
行政 OA 系统，是一种专门为企业流程管理而设计的信息化系统，它涵盖了企业日常办公中的多个方面，比如：
- 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
- 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
- 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
- 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
- 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
- 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
- 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等
02 数字化办公OA系统是如何运作的？
下面来将每部分业务的流程拆开，跟大家详细展示下这些模块在实际业务中都是如何运作的。
这篇先详细拆解办公用品管理模块。
1.办公用品管理
办公用品管理是企业内部办公用品的申购、入库、领用、维修及处置等一系列活动的综合管理过程，其业务流程拆开如下：
- 办公用品台账：主要用于记录和管理企业内各种办公用品的详细信息。
在简道云中，管理员在完成办公用品入库后，智能助手Pro 将被触发，自动向「办公用品台账」表单中新增办公用品类型/名称等数据。
以入库编号为【BGRK240712001】的办公用品为例，效果如下：
- 办公用品申购：根据办公用品的库存情况和使用需求，采购人员在系统中提交采购申请，经审批后进行采购。
1）员工根据实际需求发起申购申请：
2）主管收到待办后，主管对申购进行审批：
3）主管审批同意，行政人员进行审批：
- 办公用品入库：目的是确保采购的办公用品能够安全、准确地进入企业的库存系统，为后续的领用、使用和管理提供基础
采购员根据办公用品申购表单，对申购的办公用品进行入库，效果如下：
- 办公用品领用：员工在系统中提交办公用品领用申请，注明领用的物品和数量。经审批后，到办公用品管理处领取，并在系统中记录领用信息。
1）员工根据需要发起领用申请：
2）行政负责人收到待办后，对领用申请进行行政审批：
- 办公用品归还：员工使用完可归还的办公用品后，在系统中提交归还申请，将办公用品归还至指定地点，并在系统中更新归还信息。
1）申领人使用完办公用品后，发起归还申请：
2）库管收到待办后，对办公用品进行核对确认：
办公用品的管理流程基本就是这些了，总之大家不要小看办公用品管理，这块儿做好了能给公司节省很多成本的。
以公司之前员工电脑借用的情况为例，在没有完善的办公用品管理系统时，根本不知道谁借走了电脑，很多时候员工都离职了，电脑还放在工位上，这不仅造成了资源的浪费，还增加了公司的成本。
而通过办公用品管理系统，能够清晰地记录每一件办公用品的流向，包括谁领用、何时领用、何时归还等信息。这样一来，公司可以更好地掌握办公用品的使用情况，及时调整采购计划，避免浪费。
同时，也能够确保办公用品的安全，减少丢失和损坏的情况发生。例如，当有员工离职时，可以通过系统快速查询该员工领用的办公用品，及时收回，避免资产流失。
