为了防止文件在通讯软件外泄，企业可以采取一系列综合性的措施来加强管理和防护。

1. 使用高级别软件

企业级聊天软件：使用企业级聊天软件，这类软件通常具备更强大的安全管理功能，如文件传输加密、访问权限控制、审计日志记录等。

2. 部署防泄密软件

限制文件外发：使用防泄密软件，如金刚钻信息等，可以设置禁止即时通讯软件的外发文件功能，并支持企业自定义设置禁止外发的程序。

截屏控制：系统可以控制终端用户对截屏键的使用，并对常用截录屏软件进行限制，防止资料通过此方式外泄。

聊天内容审计：系统可以实时获取并保存聊天软件中的消息，截取的信息可在相应日志中查看，便于企业进行安全审计。

3. 加强技术防护

数据加密：通过对企业内部可能泄密的文件、重要的涉密文件、公司隐私文件等重要文件设置透明加密，可以有效防止通过即时通讯软件泄密的问题。透明加密算法可以达到完全不感知的自动对文件数据进行透明加解密，丝毫不会影响员工的日常工作，但是通过即时通讯软件非法外发即为乱码，无法使用。

监控与拦截：采用技术手段对员工的聊天行为进行监控和拦截，如使用苏州创云数据泄露防护（DLP）系统，对员工的聊天内容进行实时监控，一旦发现敏感文件被传输，立即进行拦截和报警。

4. 定期审计与检查

审计内容：企业应定期进行审计和检查，审计内容包括员工的聊天行为、文件传输记录等，以便及时发现和处理潜在的安全隐患。

日志记录：管理员可以设置日志记录功能，以记录员工电脑上即时通讯软件的聊天数据，便于后续分析和追溯。