在企业的财务管理业务中，一个人几乎不可能完成所有的财务记账任务，例如设定预算、发票审批等等，至少不能有效地执行。最为明智的方式，是将这些任务分派给特定的人员，比如部门经理、财务经理或者销售、市场人员等等。

但风险同样存在，就好比一间用于存放机要材料的房间，大家都能随意进出。如果不对访问权限进行限制，财务数据泄露甚至被改动的风险会很高。然而限制访问，也会导致大家无法紧密合作，并有效的完成任务。

当你只希望他们处理一部分任务时，财务记账软件至关重要，Zoho Books“用户角色”功能的优势就会体现出来。

为员工设定正确的“访问姿势”

首先将员工角色进行设定，比如管理员、职员、临时人员等等，每个角色都有相对应的特权和访问权限，可用于明确定义职员的角色并将其仅限制在必要的功能上。你完全可以决定由哪些人访问哪些材料。

当你不希望将季度财务报告共享给公司内部以外的人员，你可以将他们的角色设定为“临时人员”，以确保他们只能访问限定范围内的材料。

防止数据泄露

你可以让你的销售人员创建和编辑发票，并可以访问应收账款，从而无需担心未知的情况下，这些费用潜藏在你的纳税申报表或损益表中。当你的员工可以访问你的工资单和银行交易记录时，很有可能会导出、暴露或更改一些敏感数据。

使用“用户角色”功能，你可以自定义每个员工拥有的权限，甚至可以像查看时间日志的特权一样无害，以确保你的财务数据安全。

灵活的角色=高效的组织

“用户角色”功能的强大之处，在于它在需要时具有延展性的能力。

通常情况下，除了某个员工的实际职责外，你还希望一位簿记员准备财务报表并分析季度报告。此角色并不属于狭义的类别。用户角色功能使你可以从头开始创建新角色，以便可以自定义每个权限以满足自己的需要，从而以更精细的方式来进行角色管理。

Zoho Books中的这一必不可少的小功能使你更轻松地控制员工可以访问的内容，并在此过程中完美的保护了数据不被泄露。同样，自定义角色让访问权限得以延展，让角色管理更加锦上添花。