3 过程2-管理沟通

3.1 问题

4W1H	过程
做什么	确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程作用：促成项目团队与干系人之间的有效信息流动
为什么做	实现有效率、有效果沟通
谁来做	项目管理团队/项目团队（如果项目规模比较小的话）
什么时候做	计划制定后，按照计划执行
如何做	沟通技术、沟通方法、沟通技能（沟通胜任力、反馈、非口头技能、演示）、项目管理信息系统、项目报告、人际关系与团队技能（积极倾听、冲突管理、文化意识、会议管理、人际交往、政治意识）、会议
主要成果	应结合项目举1-2个例子说明怎么沟通的例1：和上级是怎么沟通的，口头汇报加书面报告，口头汇报先采取总分总式描述下汇报的内容，然后展开来详细叙述例2：和客户是怎么沟通的，沟通之前先约定沟通的时间，沟通的大概内容，除了口头确认还需要发正式的沟通邮件。例3：刚开始的时候客户经常就进度问题发出咨询，为了让客户及时的了解项目情况，我们制订了一个在线文档，安排专人维护，每天更新一次项目进展情况。后来客户觉得在线文档太过于简单不直观，于是我们将客户关心的部分每天拍成视频发送给客户。例4：关于客户关心的UI问题，我们首先设计出草图，在此基础上与客户进行沟通。在客户确定大概的方案后，我们还设计出动态的原型稿，在此基础上和客户进一步沟通。例5：某个专业技术人员经常出差或者不在项目组，为了和其更好的沟通，我们同时组建钉钉和微信群，并制作在线文档，有问题实时视频讨论例6：为了让开发和测试更好的沟通，我们约定了开发每天提的时间，测试最晚的反馈时间，针对不同等级的BUG在反馈时需要反馈的内容详细例7：客户所处的行业业性较强，为了更好的沟通，我们一起制订了专业术语表。例如:什么是XXX，什么是XXX

3.2 输入输出和工具技术

组	过程	输入	工具和技术	输出
执行	2.管理沟通	1.项目管理计划（资源管理计划、沟通管理计划、干系人参与计划）2.项目文件（变更日志、问题日志、经验教训登记册、质量报告、风险报告、干系人登记册）3.工作绩效报告4.事业环境因素5.组织过程资产	1.沟通技术2.沟通方法3.沟通技能（沟通胜任力、反馈、非口头技能、演示）4.项目管理信息系统5.项目报告6.人际关系与团队技能（积极倾听、冲突管理、文化意识、会议管理、人际交往、政治意识）7.会议	1.项目沟通记录2.项目管理计划更新（沟通管理计划、干系人参与计划）3.项目文件更新（问题日志、经验教训登记册、项目进度计划、风险登记册、干系人登记册）4.组织过程资产（更新）

3.3 项目沟通记录表

3.4 范文1

范例1：管管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督夕最终处置。我带领项目团队成员以沟通管理计划、风险报告、质量报告为依据，使用恰当的政策意识和沟通方法，按沟通计划进行信息收集，并将各种项目信息按沟通管理计划分发到相关干系人手中，形成了项目沟通记录和项目文件更新。牢固树立政策意识，对各干系人权力大小、边界有明确认知。在项目实施过程中，对于建设方领导，我公司高层，需要定期总行书面汇报。但汇报的侧重点不同，给本公司高层的汇报主要侧重于绩效报告和资金花费情况；对建设方领导则更侧重于项目进展情况。对于项目组内部成员，通过周例会的方式进行沟通交流。通过合理的沟通，与干系人建立信任关系，推动了项目的顺利开展。在进行沟通的时候，我们对干系人进行沟通需求和沟通风格的分析，针对不同的沟通对象分别采取互动沟通、推式沟通、拉式沟通。互动沟通主要包括会议、电话等，双方或多方可以交流自己对项目有什么想法。我们每周将工作进展情况以电子邮件形式推送给甲方项目领导小组相关成员。将甲乙双方所有参与人员拉进社会保障信息管理项目工作群，我们在群内发布项目进展、范围、质量、风险等计划以及经验教训登记册、数据等内容，要求相关人员自行访问。

范例2：管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督夕最终处置。 根据沟通管理计划与工作绩效报告，在不同阶段，根据沟通管理计划中的要求，结合各干系人的特点，我灵活采用不同的媒介并结合信息管理系统进行信息的传递，取得了很好的效果。在项目的设计阶段，为了能让整个系统运行更有效率，设计人员提出了二种不同的架构，为了能确保在项目中所采用的架构更符合系统本身，我首先让设计人员将设计思路详细的文档化，并及时与建设方技术负责人、总经理进行会议，告知针对网管系统所提出的不同设计方案，让他们知悉方案的优劣；然后再邀请建设方、项目团队技术骨干、质量管理人员、业内专家等参与评审，对每种架构的优缺点进行分析，形成评审报告，以邮件与纸质报告的方式呈送建设方，最后由建设方选择了网管系统的设计方案。通过这一次事件，不仅让项目团队内部人员在处理项目事件时，大家都能想到一种既能让客户满意，也能让项目团队成员达成一致意见的方式，为后面的实施阶段处理类似事件有了好的借鉴；同时也让建设方亲身体会到，我们公司是切身站在他们的立场为他们着想，对我的办事态度与效果十分赞同。

范例3：管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理和最终处置的回程。本过程的主要作用是促使项目团队与干系人之间的有效信息流动。在房地产全生命周期赢助审批子系统设计时，由于该系统需要自然资源局等各职能部门的工作人员补录关键指标。为了便于工作开展，我同大数据管理局信息科科长口头沟通，需要其以大自然管理局的名义向市政府打报告，申请召集自然资源局等相关职能部门联系人召开评审会。在会上，由我公司技术负责人和美工人员分别以PPT的形式汇报该功能模块的功能展示和UI设计。其中，住建水利局代表认为商品房价格这一指标存在模糊性。在商品房预售时有预售价格，而商品房成交后经住建局备案为备案价格（即合同价格）。预售价格往往能代表市场期望，备案价格代表实际合同价。二者缺一不可。经过会议讨论，该指标分为预售价格和备案价格两个指标。UI设计在保持与系统整合风格一致的基础上，需要自然资源局、住建水利局等各职能部门补录的关键指标旁边加上了相应的官方LOGO，以便不同的政府职能部门工作人员操作。

范例4：管理沟通是确保项目信息的生成、收集、存储、检索、转发及最凶置的过程。该过程的主要作用是确保项目团队和干系人之间的信息交流。本项目中，我带领项目团队，以沟通管理计划、干系人参与计划、事业环境因素为依据，采用不同的沟通方式和技术与项目干系人进行沟通并输出沟通记录。本项目的主要干系人有街道农办处主任、村书记、项目团队成员、项目监理等。在项目实施过程中，针对街道农办处主任，我每半个月定期采用文字总结的方式向其当面汇报；针对村书记，我每天会采用日报的方式在微信群发送每日工作进展；针对项目团队成员，我们主要是通过QQ群进行日常工作信息的沟通交流；针对项目监理，我采用每周组织项目进展汇报的方式进行沟通交流。通过以上不同的沟通方式，很好的实现了与各干系人之间的信息交流互动，得到了大家一致的认可。