项目赶工期时,如果发生任务冲突,往往会直接影响工作进度和效率,可能会导致任务的延误或错失关键节点,进而影响整个项目进度。因此预防团队成员任务冲突对于项目进度至关重要。它可以提高工作效率,保证项目进度,提升团队合作和凝聚力,降低项目风险。
一般来说,主要是通过以下5个方面,预防团队成员任务冲突。
1、明确成员任务和优先级
首先需将任务按照优先级和难度进行分解和排序,根据团队成员的技能和专长分配适合的任务给他们。确保每个成员的任务都是合理和可行的。
确保每个团队成员清楚自己的任务和优先级。尤其是项目处于赶工期间,更需明确各自任务的具体要求和截止日期,以及任务之间的依赖关系。通过合理明确的任务分配和优先级设定,避免给同一个人过多的任务,以免造成任务冲突和重复劳动的发生。
为了提高任务分配效率,我们可以使用CoCode开发云的项目管理平台,在瀑布模式下将任务优先级分为5个等级:最低、较低、一般、较高、最高。在敏捷模式中,迭代待办事项列表可以通过拖拽的方式进行优先级排序,将价值越高或客户最关注的待办事项,排列在最顶部。
平台根据任务属性和人员技能对任务进行自动规划,并通过燃尽图/甘特图让项目经理不仅节约开发时间,更能够时刻掌握开发进度,全程闭环管控。其将进度状态分为:进度超前、进度正常和进度滞后三种。通过进度绩效指数(SPI)量化进度状态,让项目经理更精确地了解项目进度状态从而及时制定措施进行补救和调整。
2、建立定期沟通机制
建立定期项目沟通机制,定期召开团队会议或进度更新会议,建立一个开放和透明的沟通环境,鼓励团队成员之间的有效沟通和协作,从而尽早发现冲突和问题,共享信息和资源,确保任务能够顺利进行。
做好项目管理中关键沟通需要注意:坚持现实最大的原则;确保沟通过程专注目标,不偏离主题;双方学会倾听,沟通并不是非A即B,是寻求认同和妥协的过程;安全屋的构建非常重要。
双方在沟通过程中,容易受到危险、挑衅、不公平待遇等负面情况的影响,缺乏安全感,进而容易产生攻击性的语言和行为。因此为了做好关键沟通,安全屋的构建就显得非常重要。(详情请查看此文章:项目管理如何做好关键沟通?远离面红耳赤的争论)
3、合理的资源调配
在项目赶工期间,尤其需重视资源调配,以满足项目的紧急任务需求。需根据任务的紧急程度和重要性,合理分配资源,包括人力、物力和财力等资源,确保每个团队成员都能够得到足够的支持,顺利完成任务。同时,也要注意避免资源的浪费和重复投入,提高项目效率。
在进行资源调配时,需要建立资源清单,记录每个团队成员的资源需求和可用资源的情况,以便进行比较和分配;定期进行沟通交流会,分享成员的资源需求和可用资源的情况,鼓励成员间的协调合作,以便进行资源调配和协商。另外需定期监控资源的使用情况和分配效果,及时调整资源分配方案,以适应项目的变化和需求,保资源的合理利用和最大化效益。
4、建立有效的冲突解决机制
当团队成员之间出现任务冲突时,应该及时解决并找到妥协的方案。团队领导者可以充当调解者的角色,促进团队成员之间的沟通和理解,帮助他们解决冲突并达成共识。
我们需要明确记录冲突的含义和内容,寻找冲突的根本原因,避免再次发生类似的冲突;并收集数据对冲突进行总结和归纳,以便找到可行的最佳解决方案。
5、完善管理机制 制定AB计划
项目本身的不确定因素就很多,需求变更更是家常便饭,没有人能够保证按照一个模式进行,项目就一定会成功。因此为了更好地应对以后可能的项目风险,如期完成项目交付,我们需要完善管理机制,制定AB计划。
而缩小团队规模,是解决或预防冲突的有效手段。实验数据表明,团队变小有助于增加人们的团队意识。人们通常会帮助与自己相似的人,小团队让人们更容易产生这种相似感,也就增加了互相支持、互相帮助的概率,团队内的冲突也就相应减少了。因此我们可以将项目团队分为几个小组,缩小团队规模,以小组形式进一步完善管理机制,减少团队冲突。