本文将为大家讲解：1、oa系统是什么？有哪些功能和作用？

一、什么是OA系统

OA系统全称为Office Automation，即办公自动化系统。它是一种专门为企业和机构的日常办公工作提供服务的综合性软件平台，具有信息管理、流程管理、知识管理（档案和业务管理）、协同办公等多种功能。

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OA系统可以帮助企业和机构实现信息化、自动化、智能化和标准化，提高工作效率和质量，降低成本和风险，同时为企业的决策提供数据支持和保障。

OA系统的使用场景非常广泛，适用于各种规模的企业和机构，包括政府机构、事业单位、民营企业、国有企业、跨国公司等。

二、oa系统的功能介绍

接下来就以我们公司正在用的oa系统为例，为大家进行oa系统的功能介绍，这是我们公司搭建的模板，大家可以自取，也可以在我们的基础上自行搭建。

简道云oa系统包含招聘管理、人员入离职管理、考勤管理、会议室预约、物资进销存管理等，一站式解决“人、物、事”等数字化难题。

1、信息管理

以考勤管理为例，员工可以通过在线填写表单登记考勤情况，节约沟通汇报成本，人事部门也可以试试掌握员工请假、出差、加班情况，直接生成的仪表盘还对录入数据进行汇总统计，解决了数据分析难题。

2、流程管理

• 流程规范化：规范流程，减少人工干预和错误，提高流程的标准化程度。
• 流程透明化：让所有人都知道流程的进度和状态，避免流程中的信息孤岛和沟通问题。
• 流程可控性：实现流程的可控性，让公司管理者可以方便地监控和管理流程，及时发现和解决问题。
• 流程分析：可以对流程进行数据分析，帮助企业了解流程的瓶颈和问题，为流程的优化提供数据支持。

由于企业业务较多，物资的管理难度也比较高，员工之间信息共享不及时，物料制作流程混乱，物料管理不容易规范。

OA系统对物资进出情况全程追踪，规避物资去向不明、丢失等问题，整体管理效率和有序性得到明显提升。

3、知识管理

• 知识保护：可以对公司的知识资料进行权限管理和数据加密，防止知识的泄露和损失。
• 知识更新：系统可以实时更新公司的知识资料，保证各部门之间的知识同步，避免知识的过时和遗漏。
• 知识共享：OA系统可以将公司内部的知识资料进行归纳、整合和分类，方便不同部门之间的知识共享和协作，同时通过搜索引擎和标签分类等功能，方便公司员工查找和获取所需的知识资料。
• 知识分析：OA系统可以对公司的知识资料进行数据分析，帮助企业了解知识资料的价值和效益，为企业的决策提供数据支持。

4、协同办公

例如日常采购申请、差旅报销等事项琐碎又重要，申请经常要在各部门之间流转。通过简道云搭建财务常用的表单报表，能够轻松实现财务规范化管理，申请流转到财务，财务可手机收到提醒，防止报销申请拖起来遥遥无期。

5、系统管理

简道云知识库呈现空间全局权限——单知识库权限——文档权限的权限体系，便于更有效地运营整体系统平台和各部门的单知识库。

总之，OA系统是一种综合性的办公自动化系统，具有多种功能和优点，适用于各种规模的企业和机构。企业需要使用OA系统，以提高工作效率和质量，降低成本和风险，促进信息共享和协作，实现系统的管理和控制，以及为企业的决策提供数据支持和保障。 

三、如何选择适合自己企业的OA系统

选择适合自己企业的OA系统和工单系统，是企业信息化建设的重要组成部分。在选择系统之前，企业管理人员需要全面考虑企业的实际需求、技术能力、供应商服务、系统集成、用户体验和成本效益等因素，以确保选择最适合自己企业的系统。

1、需求分析

企业需要明确自己的实际需求，包括但不限于请假审批、报销审批、合同管理等，或者需要客户支持、IT支持、服务请求等。在引入相关系统前需要根据实际需求来选择适合的系统，避免过度投入或者功能不足的情况。

2、可行性评估

在选择OA系统和工单系统之前，需要对现有的IT基础设施和人力资源进行评估，确定是否有足够的技术和人力资源支持系统的运行和维护。这可以帮助企业避免系统无法运行或者运行效果不佳的情况。

3、考虑用户体验

在实际工作中管理人员需要考虑系统的界面设计是否友好、是否易于使用、是否支持多语言等因素。这可以帮助企业提高员工和客户的满意度。与此同时考虑用户体验也是企业选择适合自己系统的重要因素。

4、供应商评估

选择可靠的供应商是选择系统的关键因素之一。在选择供应商时需要考虑供应商的技术能力、服务质量、用户口碑等因素，并与多个供应商进行比较，选择最适合自己企业的供应商。

5、考虑系统集成

OA系统和工单系统通常需要与其他系统进行集成，如企业邮箱、ERP系统、HR系统等。在选择系统时，需要考虑系统是否易于集成、是否支持标准API接口等因素。这可以帮助企业充分利用现有的IT资源，提高信息化建设的效率和效果。

6、成本效益分析

除了系统本身的成本之外，还需要考虑系统的运维、培训、升级等成本。需要进行全面的成本效益分析，以选择最合适的OA系统和工单系统。这可以帮助企业降低信息化建设的成本，提高企业的竞争力和发展潜力。

以上，希望对大家有所帮助。