在一个项目中，项目经理经常需面对超负荷的工作，并需要通过加班来达成每日的工作任务，他们时常需处理各种任务和大量的电子邮件。这导致项目经理在项目实施过程中，经常处于“救火”状态，而无法有效管理项目进程，结局也可想而知。

一、有效协调

项目协作是一种促使团队共同投入和提升责任分担意识的有效方式。项目经理需要精心策划并实施有效的协调策略，同时利用项目管理工具提升团队协作效率，促使团队成员在项目执行过程中分担相应的责任。

二、合理规划任务优先级

项目经理需要打破一个固有的恶性循环：每天不停地“救火”，没有合理安排任务的优先级。如果简单地按照任务时间表来安排工作，那么重要而紧急的任务就可能因此变得更为紧急。

为了防止这种情况的发生，项目经理需要明确规划任务的优先级别。他们需要确保在规划中考虑到项目的规模和紧急程度，以确保项目按计划进行，并能够及时处理重要任务。此外，建议项目经理重点关注制定项目计划、审查项目风险以及明确阻碍项目进展的问题。

三、分配任务并跟踪进度

在适当的时候将任务分配给项目成员并让他们参与进来，有助于项目经理完成一些低级别的任务，如进度收集、会议记录、周报以及管理工作流程。

在分配任务时，项目经理需要明确每个任务的目的是什么、谁负责执行、任务的时间要求以及如何衡量成功。

此外，跟踪反馈也是至关重要的。项目经理应经常性检查任务完成情况，通过项目管理工具如进度猫甘特图来跟踪项目进度。

如果只是简单地将任务分配出去而不进行后续检查，可能会导致进度延迟。最后，项目经理需要根据团队成员的能力来适当安排任务，同时主动提供帮助并加强监控，以便在发现偏差时及时采取应对措施。

四、做好时间管理

项目经理在执行工作任务时，常常需要利用大块的时间进行深入的思考和计划。

制定项目计划、分析潜在风险，或者解决关键技术难题，这些工作都需要投入相当的时间和精力。为了保持专注并进入工作状态，人们通常需要一段安静的时间，以便心无旁骛地投入到工作中。然而，一旦这种专注的工作状态被打断，项目经理可能需要花费大量时间才能重新进入这种状态。

作为管理者，应尽量避免频繁打断他人的工作流程。不过，通过采取一些策略，项目经理可以更加合理地利用时间，最大限度地降低时间利用不当所带来的负面影响。

例如，可以约定在特定的时间段内进行会议，讨论技术问题或反馈项目进展情况。这样做能够确保你有足够的时间专注于讨论和工作，而不会经常被打断。另外，对于工作中的琐碎问题，不必急于处理。你可以将这些问题记录下来，留待自己有空闲时间时一并处理，这样可以提高工作效率并充分利用可用时间。